Jen skenování nestačí, digitalizace dokumentů šetří čas i náklady
Pomyslným prvním krokem digitalizace je výběr vhodného zařízení pro skenování. Typ a parametry skeneru určují, jaké dokumenty bude možné zpracovávat. Velmi oblíbené jsou osobní kompaktní skenery připojené k PC přes USB, které zároveň zajišťuje napájení. Reprezentativním zástupcem je model Canon imageFORMULA P-215II, který uživatelé oceňují pro jeho malé rozměry, odolné provedení vhodné pro časté přenášení a schopnost dávkového skenování běžných dokumentů, prodloužených formátů (např. účtenek) i tvrdých kartiček typu ID nebo pasů.
Dalším často využívaným modelem je Canon imageFORMULA DR-S350NW. Jeho univerzální konstrukce umožňuje použití bez ovladačů a nabízí jednoduché ovládání. Kromě klasického připojení přes USB podporuje i síťové připojení přes Wi-Fi a Ethernet. Skener lze ovládat přes integrované webové rozhraní v prohlížeči, což je ideální pro mobilní zařízení bez ovladačů. Dotykový displej pak usnadňuje provádění přednastavených operací i bez připojeného počítače.
Do kategorie vysokorychlostních skenerů patří řada imageFORMULA DR-G2000, která zahrnuje výkonné modely s rychlostí až 140 stran za minutu. Tyto skenery jsou určeny pro digitalizaci rozsáhlých archivů a zvládnou dokumenty formátu A4, A3 i prodloužené až do pěti metrů. Pro dokumenty, které nelze skenovat průchodem, lze připojit externí ploché lože FSU-202, čímž se celý proces sjednotí do jednoho zařízení.
Co následuje po skenování?
Další fází digitalizace je určení, co se s dokumenty bude dít dál.
Moderní digitalizace je komplexní proces, jehož cílem je zrychlit práci s dokumenty, snížit náklady a zvýšit bezpečnost dat.
Nejjednodušší formou je vytvoření běžného digitálního dokumentu, který obsahuje pouze obrazovou informaci originálu. Takový dokument lze dále upravovat –buď přímo ve skeneru, nebo pomocí přiloženého softwaru.
Při větším objemu dokumentů lze využít automatické oddělování jednotlivých dokumentů pomocí čárových kódů, textu v hlavičce nebo volných listů. Tento proces může být propojen s automatickým pojmenováváním a tříděním dokumentů.
Pokud dokumenty slouží specifickému účelu, může být požadováno, aby obsahovaly (nebo naopak neobsahovaly) určité údaje – ať už jako metadata, nebo přímo v textu. Tyto požadavky často vycházejí z pravidel státní správy. Stejným způsobem lze kontrolovat i čistě elektronické dokumenty.
Když OCR nestačí, nastupuje umělá inteligence
OCR (optické rozpoznávání znaků) je dnes běžnou funkcí skenerů. Má však své limity – například u ručně psaného textu, nekvalitních kopií nebo při záměně znaku „0“ a písmene „O“.
Při zpracování faktur může jít o rozdíl s velkým dopadem. Proto se využívá pokročilé vytěžování dat pomocí umělé inteligence. Ta dokáže rozpoznat důležité údaje podle kontextu, správně je zařadit do metadat a připravit je pro automatický import do účetnictví nebo jiných systémů. Výsledkem je úspora času a minimalizace chyb.
Důvěryhodnost a bezpečnost
Zatímco papírový dokument lze považovat za originál, u elektronických dokumentů je třeba zajistit jejich důvěryhodnost a ochranu proti změnám. K tomu slouží digitální podpisy, certifikáty a časová razítka. Ty lze aplikovat nejen na elektronické dokumenty, ale i na ty vzniklé skenováním. Verifikační proces zajišťuje jejich autentičnost, platnost a jednoznačně určuje původce.
Digitalizace jako investice
Digitalizace znamená víc než pouhé skenování. Správně nastavené řešení může zefektivnit celý oběh dokumentů – zrychlit zpracování, snížit chybovost a odstranit zbytečné ruční kroky. Vzniká bezpečné prostředí, kde dokumenty kolují rychle, automatizovaně a bez prodlev.
Neexistuje univerzální řešení – vždy vycházíme z konkrétních požadavků zákazníka. Teprve po jejich důkladné analýze navrhujeme ideální postup a technologii. Cílem je přinést úsporu času, financí i lidských kapacit – nikoli další komplikace.
Digitalizace je investice, která se vrací
Ať už řešíte faktury, smlouvy, nebo jiné dokumenty, se správným řešením získáte víc než jen naskenovaný papír. Získáte nástroj, který zrychlí vaše podnikání.
