Digitalizace snižuje firmám náklady na zpracování dokumentů o více než polovinu

6. 2. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Konica Minolta)
Za posledních pět let zákazníci Konica Minolta v ČR elektronicky zpracovali přes půl miliardy stran formátu A4. Pouhým zavedením automatizovaného přepisu údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) ušetřili více než 65 milionů korun. Přestože poptávka po digitalizačních službách v tuzemsku roste, většina firem má v této oblasti stále výrazné rezervy.

Díky novým technologiím přitom lze snížit náklady na zpracování dokumentů až o více než polovinu.

„Od roku 2015 jsme v České republice vytěžili přes dvacet jedna milionů stran. To jsou miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, tisíce ušetřených hodin a miliony korun uspořených na nákladech. Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Často se ještě setkáváme s mylnou představou, že přínos digitalizace končí naskenováním dokumentu a jeho převodem do PDF. Z našich zkušeností vyplývá, že čtyři z pěti firem zdaleka nevyužívají celý potenciál, který digitalizace nabízí.“

Podle Konica Minolta patří mezi nejčastější nedostatky při zavedení digitalizace její omezení pouze na jeden typ dokumentu či oddělení, například faktury pro účetnictví. Firmy však mohou pomocí digitalizace zefektivnit také například oblasti automatizovaného zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů. V jiných případech se společnosti sice rozhodnou pro digitalizaci více dokumentů, ale chybí jim možnost řízení jejich životního cyklu uvnitř firmy. Postrádají napojení na další podnikové systémy nebo na automatizované firemní procesy.

Služby spojené s digitalizací dokumentů poskytuje Konica Minolta na českém trhu již celkem deset let. „Jde o základní pilíř našeho portfolia, kterým propojujeme svět papírových a elektronických dokumentů. Nicméně největší potenciál pro rozvoj a využití těchto služeb vidíme v oblasti takzvané inteligentní správy obsahu, kde nám umělá inteligence může pomoct ve vyhledávání dokumentů, vyšší robotizaci procesů schvalování a připomínkování, ale třeba i při tvorbě zákaznických business aplikací. Ještě během prvního čtvrtletí tohoto roku uvedeme na trh nové řešení, které přesně splňuje definici bezpapírové a inteligentní kanceláře,“ informoval Atanasčev.

Základem digitalizačních funkcí je tzv. OCR zpracování. Díky této funkci dokáže systém rozpoznat jednotlivá písmena v naskenovaném dokumentu, takže uživatelé v něm mohou klasicky vyhledávat konkrétní slova. Dokument je také převeden do editovatelné podoby, a lze jej následně upravovat či přepisovat.

Dalším krokem digitalizace dokumentu představuje jeho tzv. vytěžení, tedy identifikace specifických údajů a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů. Příkladem může být rozpoznání a zkopírování částky z faktur do účetních záznamů. Na vytěžování pak navazují další služby, například řízené firemní procesy, jejichž pomocí lze řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho počáteční digitalizace přes automatizované rozeslání k úpravám, autorizaci až po konečnou digitální archivaci.

Náklady na ruční přepis faktur v porovnání s automatizovaným vytěžením:

  • Ze závěrů statistik i z reálného testování vycházejí náklady manuálního zpracování jedné faktury na 13 Kč. Při zpracování průměrného množství faktur v segmentu SMB dosahují celkové roční náklady 499 200 Kč.
  • Náklady na zpracování jedné faktury pomocí služby vytěžování od Konica Minolta se mohou snížit až na 5,4 Kč, ročně 207 360 Kč.
  • Celková úspora při využití služeb Konica Minolta může v SMB segmentu dosáhnout téměř 300 000 Kč.
Štítky: 

Podobné články

Česko a Češi musí přidat v klíčových digitálních dovednostech

17. 2. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Microsoft)
Absence individuálních dovedností a kvalifikovaných talentů, pomalé tempo digitální transformace firem, ale i celkové podceňování situace a možných problémů – to jsou aktuální digitální výzvy, kterým čelí česká společnost. Je nutné zvýšit investice do lidí a jejich digitálních dovedností. Právě ty totiž patří k nejhodnotnější měně na trhu práce. Čtěte více

Zákaznická zkušenost (CX) jako podceňovaný motor digitální transformace

3. 2. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Anect)
Customer eXperience (CX) je stále často velmi podceňovanou součástí firemního marketingu a aktivit, ačkoliv je stále důležitějším nástrojem budování loajality, zásadní možností odlišení se od konkurence, vytváření identity značky i účinným motorem digitální transformace. Čtěte více

Technologické trendy roku 2020 podle společnosti Cisco

22. 1. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Cisco)
Technologie mění svět a tato změna je rok od roku rychlejší. Jaké trendy vzniknou díky technologiím v roce 2020? Cisco vidí zejména pět oblastí, které doznají změny. Čtěte více

V souvislosti s digitalizací změnila svůj obchodní model polovina českých a slovenských podniků

7. 1. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: KPC-Group)
Polovina středních a velkých podniků v ČR a SR již zaznamenala v souvislosti s digitalizací změnu svého obchodního modelu. Dalších 40 % organizací změny očekává, nebo se na ně připravuje. V příštím roce bude nicméně digitálním iniciativám v tuzemských podnicích dominovat především téma provozní efektivity. Čtěte více