Digitalizace snižuje firmám náklady na zpracování dokumentů o více než polovinu

6. 2. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Konica Minolta)
Za posledních pět let zákazníci Konica Minolta v ČR elektronicky zpracovali přes půl miliardy stran formátu A4. Pouhým zavedením automatizovaného přepisu údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) ušetřili více než 65 milionů korun. Přestože poptávka po digitalizačních službách v tuzemsku roste, většina firem má v této oblasti stále výrazné rezervy.

Díky novým technologiím přitom lze snížit náklady na zpracování dokumentů až o více než polovinu.

„Od roku 2015 jsme v České republice vytěžili přes dvacet jedna milionů stran. To jsou miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, tisíce ušetřených hodin a miliony korun uspořených na nákladech. Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Často se ještě setkáváme s mylnou představou, že přínos digitalizace končí naskenováním dokumentu a jeho převodem do PDF. Z našich zkušeností vyplývá, že čtyři z pěti firem zdaleka nevyužívají celý potenciál, který digitalizace nabízí.“

Podle Konica Minolta patří mezi nejčastější nedostatky při zavedení digitalizace její omezení pouze na jeden typ dokumentu či oddělení, například faktury pro účetnictví. Firmy však mohou pomocí digitalizace zefektivnit také například oblasti automatizovaného zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů. V jiných případech se společnosti sice rozhodnou pro digitalizaci více dokumentů, ale chybí jim možnost řízení jejich životního cyklu uvnitř firmy. Postrádají napojení na další podnikové systémy nebo na automatizované firemní procesy.

Služby spojené s digitalizací dokumentů poskytuje Konica Minolta na českém trhu již celkem deset let. „Jde o základní pilíř našeho portfolia, kterým propojujeme svět papírových a elektronických dokumentů. Nicméně největší potenciál pro rozvoj a využití těchto služeb vidíme v oblasti takzvané inteligentní správy obsahu, kde nám umělá inteligence může pomoct ve vyhledávání dokumentů, vyšší robotizaci procesů schvalování a připomínkování, ale třeba i při tvorbě zákaznických business aplikací. Ještě během prvního čtvrtletí tohoto roku uvedeme na trh nové řešení, které přesně splňuje definici bezpapírové a inteligentní kanceláře,“ informoval Atanasčev.

Základem digitalizačních funkcí je tzv. OCR zpracování. Díky této funkci dokáže systém rozpoznat jednotlivá písmena v naskenovaném dokumentu, takže uživatelé v něm mohou klasicky vyhledávat konkrétní slova. Dokument je také převeden do editovatelné podoby, a lze jej následně upravovat či přepisovat.

Dalším krokem digitalizace dokumentu představuje jeho tzv. vytěžení, tedy identifikace specifických údajů a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů. Příkladem může být rozpoznání a zkopírování částky z faktur do účetních záznamů. Na vytěžování pak navazují další služby, například řízené firemní procesy, jejichž pomocí lze řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho počáteční digitalizace přes automatizované rozeslání k úpravám, autorizaci až po konečnou digitální archivaci.

Náklady na ruční přepis faktur v porovnání s automatizovaným vytěžením:

  • Ze závěrů statistik i z reálného testování vycházejí náklady manuálního zpracování jedné faktury na 13 Kč. Při zpracování průměrného množství faktur v segmentu SMB dosahují celkové roční náklady 499 200 Kč.
  • Náklady na zpracování jedné faktury pomocí služby vytěžování od Konica Minolta se mohou snížit až na 5,4 Kč, ročně 207 360 Kč.
  • Celková úspora při využití služeb Konica Minolta může v SMB segmentu dosáhnout téměř 300 000 Kč.

Podobné články

Krize změnila styl práce. Umíte propojit své lidi a zároveň chránit firemní data?

13. 5. 2020. (redaktor: Reseller Magazine OnLine, zdroj: Hitachi Vantara)
Současná krize donutila firmy fungovat z domácích kanceláří. Jejich propojení probíhalo v maximální rychlosti a obrovském stresu. A mnohdy se kvůli tomu zapomnělo na to nejdůležitější – bezpečnost firemních dat, která teď kolují po home officech a soukromých zařízeních bez toho, aby byla chráněná. Čtěte více

Chytré digitální pracoviště pomáhá firmám řídit produktivitu

12. 5. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Accenture)
Pandemie covid-19 přinesla celé společnosti humanitární a sociální krizi, která zcela bezprecedentně zasáhla do osobních životů, stejně tak jako do zaměstnání a podnikání. Důsledky budou mít dlouhodobý dopad, kterému bude třeba se přizpůsobit. Pomoci může např. řešení Elastic Digital Workplace společnosti Accenture. Čtěte více
Jiří Hubený, generální ředitel Kyocera Document Solutions Czech

Kyocera: Tradiční značka s moderním pohledem na inteligentní kanceláře

1. 4. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: DCD Publishing a Kyocera)
S Jiřím Hubeným, generálním ředitelem společnosti Kyocera Document Solutions Czech, jsme hovořili o firemním tisku a zpracování dokumentu v moderních firmách. Vedle aktuálních trendů na následujících řádcích dostaly prostor také produktové novinky, oblast partnerského prodeje nebo ohlédnutí za akvizicí společnosti Janus. Čtěte více

Znalost technologií usnadní rozpoznat hrozby spojené s ekonomickou kriminalitou

2. 3. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: ACCA)
Až 80 miliard korun dosahují celosvětové škody způsobené ekonomickou kriminalitou. I přes stále sofistikovanější a bezpečnější informační systémy nabývá ekonomická kriminalita obřích rozměrů a postihnout může jak obří korporace, tak i malé lokální firmy. Čtěte více