Tisk je jednoduchý, ale dokumenty je třeba i třídit, ukládat a najít…
Ideálním řešením pro sledování firemních dokumentů, ať už jde o e-maily, naskenované písemnosti, data z mobilních zařízení či nejrůznějších aplikací, jsou systémy DMS (Document Management System), které jsou pro jakoukoliv firmu nebo úřad cestou pro zachování přehlednosti a bezpečnosti. Výhodou jejich použití v každodenní praxi je kromě jiného možnost automatického nebo ručního ukládání dokumentace k probíhajícímu projektu, zakázce či objednávce. Díky automatickému verzování lze sledovat místo a čas – kde a kdy dokument vznikl a o kolikátou verzi jde, a kontrolovat tak i jeho další cestu ve schvalovacím procesu, který si může firma nastavit podle vlastních potřeb. Samozřejmostí je dnes i požadavek podpory offline režimu a provozu na mobilních zařízeních. DMS také dokáže pomoci s úsporami tisku, můžeme vyhodnotit, který dokument postačí v systému v digitální podobě a kde je potřeba tisknout a archivovat v podobě papírové. Správné nastavení i součinnost DMS s tiskovým řešením dokáže náklady na tisk optimalizovat.
Tisk dokumentů a bezpečná práce s nimi
Přístup firem k vlastním provozním nákladům se v poslední době hodně změnil. Stále jsou však ještě možnosti, jak právě při tisku a práci s dokumenty náklady ušetřit. V každém podniku existují postupy a procesy, které je potřeba při práci s firemními daty dodržet. Schvalování smluv, objednávek, došlých a vydaných faktur, to jsou postupy, které někdy trvají zbytečně dlouho, a často se stává, že není zřejmé, v kterém článku schvalovacího řetězce se zrovna potřebná písemnost nachází. Úspory nákladů lze také docílit nasazením tiskového řešení, které je s DMS propojené. Příkladem takového řešení může být např. DMS M-Files ve spojení se softwarem pro správu tisku MyQ. Dokumenty pak podle předem jasně stanových pravidel včetně několikastupňového schvalování ve firmě bezpečně obíhají. Zabezpečení dat je velmi široké. Kromě zálohování a šifrování dat je možné jednoduchým nastavením přístupových práv zajistit, aby se k daným informacím dostali jen určení pracovníci.
Jak poradit zákazníkům s výběrem DMS a tiskového řešení
Ideálním řešením a pomocníkem při výběru softwaru pro správu tisku a dokumentů je provedení auditu. Současný stav již nemusí zcela vyhovovat a modernizace strojů, jejich nové uspořádání a nasazení tiskového řešení může velkou většinu problémů vyřešit. Audit také prokáže, co je nutné tisknout barevně a kde postačí tisk černobílý. Změřit lze také využití tiskáren a rozhodnout tak, které tiskárny jsou přetížené a je třeba vyměnit je za výkonnější, a kde postačí stroje s menším výkonem. V neposlední řadě pak lze díky auditu stanovit, které dokumenty, jak a kde tisknout a stanovit tak podle potřeby firemních procesů jejich oběh, ukládání a přístupy a cesty k jejich vyhledávání. Na základě výsledků auditu lze vybrat softwarový nástroj jak pro správu tisku, tak pro oběh firemních dokumentů. Vedení firmy pak bude mít díky pravidelným reportům podrobné informace o tom kdo, kdy a jak tiskl. Tiskové řešení umí změřit objemy tisku na jednotlivých místech a navrhnout pak ideální uspořádání tiskového parku. Ve spojení s DMS pak vedení firmy získává nejen přehled o firemních dokumentech, ale také o nákladech vynaložených na jejich tisk. Každý prodejce, který zákazníkům dokáže poradit nejen s výběrem hardwaru, ale i tiskového řešení, získává i přidanou hodnotu a možnost navázat se zákazníkem smluvní vztah. Smlouvou lze ošetřit zhotovení auditu i návaznou službu pravidelné správy tiskového parku u zákazníka. Výhodou je i nadstandardní vztah s distributorem či přímo s dodavatelem. Prodejce by měl umět také vysvětlit, že nasazení tiskového řešení a zavedení DMS přináší zákazníkům minimálně 30% úspory provozních nákladů. Pokud zákazník v současné době nemá přehled o tom, co se ve firmě tiskne, a jak a kam se dokumenty ukládají, pak lze zavedením softwarových nástrojů uspořit až 70% nákladů.
Autor: Václav Dvorský, marketing manager, Janus
