Pracovní prostředí se změní trvale. Jak mohou firmy z proměny vzejít vítězně?

Pracovní struktura vytýčená kanceláří se rozpadla a odpověď na tuto situaci musí mít připravenou i výrobci kancelářské techniky. „Pracuje se odkudkoliv. Doplňujeme proto portfolio a přivádíme na světlo nová systémová řešení. Nedocenitelné při jeho tvorbě pro nás byly podněty od zákazníků z jarního období home office. Dnes tak můžeme lidem v kancelářích i mimo ně zprostředkovat ještě příjemnější a efektivnější pracovní zkušenost,“ řekl Petr Hnilička, produktový manažer společnosti Canon CZ.

Výsledkem je komplexní nabídka vzájemně provázaných produktů a služeb, pro kterou Canon používá označení Pracoviště budoucnosti. Společnost věří, že touto nabídkou osloví firmy, které aktuální situace ovlivňuje a chtějí si vytvořit základnu pro další kvalitní fungování a růst.

Pracovní produktivita i na pochodu

Odborníci z Canonu mají jasné doporučení, jak v současné situaci neztratit produktivitu, mít přehled o interním toku dokumentů a zároveň poskytnout zaměstnancům veškeré potřebné služby:

Zaměstnanec ideálně obdrží k výkonu práce kompaktní multifukční zařízení. To je od administrátora předem nastaveno tak, že ihned po zapojení do sítě nabídne veškeré služby tisku a skenování, které daný zaměstnanec potřebuje. Multifunkci lze pomocí kódu propojit s jakýmkoliv počítačem. To vše bez ohrožení bezpečnosti firemních sítí a dokumentů.

„Pro tento typ práce jsou ideální cloudová služba uniFLOW Online a multifunkce i-SENSYS. Díky funkci Pomocník pro archivaci se navíc naskenované obrazy automaticky třídí a zařazují do firemního workflow. Přesunutí skenovacích procesů do cloudu s využitím pokročilejších nástrojů pro zpracování je pro flexibilitu zaměstnanců zásadní,“ uvedl Hnilička.

Canon rovněž od letoška sází na spolupráci s Microsoftem a jeho řešení Microsoft Universal Print. Jde o všeobecný tiskový ovladač, který mohou využívat všechny produkty postavené na cloudové platformě Microsoft Azure. Firemní admin kliknutím třeba v Office 365 nebo uniFLOW zaktivní tiskárnu, kterou následně může zaměstnanec použít. Pro podniky s hybridním systémem práce jde o elegantní řešení, které umožní správci rychle přidávat tisková zařízení. Navíc lze sledovat, kdo a jak zařízení na dálku využívá a s jakými dokumenty pracuje.

Bezpečnost, která neomezuje spolupráci

S produktivitou souvisí i požadavek efektivní spolupráce mezi zaměstnanci. I na tu vývojáři Canonu v Pracovišti budoucnosti mysleli a opět zde pomůže řešení uniFLOW Online. Díky inteligentnímu nástroji Pomocník pro archivaci jsou naskenované dokumenty umístěny a roztříděny v cloudu. Odtud je zaměstnanec může delegovat na libovolného kolegu, jenž digitalizované dokumenty autorizuje a zkontroluje jednoduše v prostředí prohlížeče. 

„Delegace dokumentů díky Pomocníku pro archivaci v prostředí uniFLOW Online je jednoduchý prvek, který ale v praxi velmi usnadňuje a zefektivňuje zpracování a sdílení firemních materiálů. Vše je samozřejmě nanejvýš zabezpečené – skupina zaměstnanců, kteří mají prostředí uniFLOW Online přístup, je omezená a každý zde má vytvořený účet s nastavenou firemní autorizací. Neexistuje tedy možnost, aby se dokument dostal do nepovolaných rukou,“ ubezpečil Petr Hnilička.

Posílení bezpečnosti napomůže také robustní šifrování PDF dokumentů či osobní elektronické certifikáty. Díky nim je u každého dokumentu zřejmé, kdo a na jakém zařízení jej vytvořil. Certifikát je přiřazen ihned po naskenování v zařízení, a tak má příjemce jistotu původu a toho, že během cesty firemními kanály nedošlo ke změně dokumentu. To je zásadní třeba u faktur, kde by v případě změny čísla účtu mohlo dojít i k podvodné platbě. 

Hardware – garant rychlosti a plynulosti

Součástí koncepce Pracoviště budoucnosti je pochopitelně i odpovídající technické vybavení, které dokáže držet krok s dobou a firmám tak zaručí připravenost na možné změny jejich technických potřeb bez nutnosti dalších významných investic.

Veškeré pokročilé možnosti skenování a tisku byly vyvinuty „na tělo“ zařízením imageRUNNER ADVANCE, vlajkové lodi Canonu pro běžné kanceláře. Dále lze všechny výhody Pracoviště budoucnosti využít s vybranými modely imageRUNNER (například řada iR 2425) a nově modely řady i-SENSYS X. „Pro smysluplnost práce z domova musí všechny úkony probíhat rychle, plynule a intuitivně,“ poznamenal Hnilička. 

Udržitelností to začíná i končí

Závazkem Canonu je minimalizovat dopady kancelářské činnosti na životní prostředí, zejména díky péči o digitální transformaci firem a uchovávání dokumentů v elektronické podobě. Canon ale klade čím dál větší důraz i na cirkulární ekonomiku.

V zahraničí funguje například program, který zajistí, že jsou kancelářská zařízení po pěti letech provozu rozebrána na základní díly a ty, které zůstaly nepoškozené, jsou znovu použity. Zbývající díly se nahradí novými. Díky podílu původních součástek, který je asi 80 %, se pro projekt vžilo pojmenování EQ80. Canon ve výsledku nemusí podstatnou část zařízení převážet z výrobních závodů v Asii, což dále pomáhá omezit dopady na životní prostředí.

V Česku již čtvrtým ročníkem běží projekt Kopírka hledá kancelář, v němž společnost a její partneři darují použité, ale plně funkční zařízení do neziskovek. Život těchto multifunkcí tak nekončí předčasnou recyklací, mohou ještě mnoho let sloužit nad rámec standardního cyklu.

Další cestou, jak zmenšovat dopad na životní prostředí, je užívání speciálního tiskového papíru s nízkou uhlíkovou stopou. Na popularitě získává také proces označovaný jako downsizing, tedy zmenšování obalů i samotných přístrojů. Zdánlivou maličkostí usnadňující recyklaci je pak bezsponkové sešívání. „Tisky do pěti listů umí stroje imageRUNNER ADVANCE ‚zadrhnout‘ pomocí dvojice zubů i bez použití klasické sponky. Výsledkem je měkká vazba, která ale vydrží všechny běžné úkony. Lidem se to líbí a jsou vždy překvapeni, že naše stroje něco takového dokáží,“ uzavřel Petr Hnilička.