Jak může automatizace uvolnit obchodníkům ruce

Základem úspěšného obchodu byl vždy kvalitní produkt za konkurenceschopnou cenu a komunikační umění obchodníka. To už ale dávno nestačí. Je nutné mít také správnou a propracovanou obchodní strategii a využívat kvalitní informační systém. Dokonce nestačí již ani jen základní CRM (Customer Relationship Management) systém. S obrovským nárůstem dat, nutným personalizovaným přístupem, s množstvím schůzek a potřebnou proaktivní zákaznickou péčí již není v silách obchodníka zvládat bezchybně svou agendu bez vyspělého CRM systému s nástroji automatizace. Dokáže s ním ušetřit až 75 % svého času například při přípravě obchodních smluv vyhledáním potřebných informací v systému do jedné vteřiny. Navíc pokud eviduje záznamy z jednání, plánuje své aktivity a vyřizuje e-maily ručně s pomocí tabulek, lehce na některý úkol v záplavě administrativy zapomene a firma může poměrně jednoduše přijít o atraktivní příležitosti.

CRM ví o klientovi všechno

Pokročilý CRM systém by měl mít srozumitelné rozhraní a veškeré činnosti, které obchodník i jeho manažer potřebují ke své práci, by se měly agregovat pouze na jednom místě. Lze v něm plánovat schůzky, tvořit prodejní sekvence s navazujícími úkoly a další pro obchodníky nezbytné aktivity, psát e-maily a připravovat je v předpřipravených personalizovaných šablonách, telefonovat a tyto hovory zaznamenávat jak v hlasové, tak v textové podobě. Kvalitní CRM umí zaznamenávat kompletní auditní stopu veškeré komunikace a uživatelské interakce a obchodník tak má vždy přesnou informaci o prioritách klienta a v jakém stadiu se zakázka nachází. To vše využívá pro svůj úspěch a manažer pro vyhodnocování nastavených KPI. „CRM systém je centrálním místem pravdy pro veškerou obchodní komunikaci. V současné době velká část marketingových aktivit probíhá v online prostoru a pro následnou komunikaci s klientem je potřeba, aby obchodníci věděli, na jaký konkrétní produkt či nabídku a kde konkrétně lidé při poptávce reagovali,“ vysvětlil Pavel Nykl, obchodní ředitel softwarové a poradenské společnosti Onlio s tím, že k tomu přesně slouží nástroje CRM automatizace.

Automaticky, včas a bezchybně

Český trh nabízí celou řadu CRM systémů, nicméně jejich výbava se výrazně liší a funkce automatizace procesů nebývají standardem. Kromě shromáždění a vyhodnocování dat o klientovi toho nabízí mnohem víc. Na základě uživatelsky definovaných pravidel se v přesně určeném okamžiku začínají na pozadí systému odehrávat akce, které má systém udělat. Může jít například o automatické přidělení obchodní příležitosti konkrétnímu obchodníkovi, vytvoření aktivity v jeho kalendáři, odeslání automatického děkovného e-mailu a podobně. V průběhu komunikace s klientem pak může automatizace vytvářet upomínky a obchodník tak nemusí myslet na to, že má zákazníka v určitý okamžik, například když končí zkušební doba produktu, kontaktovat. Také díky automatizaci lze předem známých situacích odesílat data do dalších systémů. Například, když se příležitost změní v opravdovou a smluvně zajištěnou zakázku a je třeba začít objednávat komponenty pro výrobu předmětu zakázky. A to vše šetří obchodníkův čas a firmě náklady.