Cloud od Canonu ochrání citlivé firemní dokumenty

28. 11. 2022. (redaktor: František Doupal, zdroj: Canon)
Ztráta dat je noční můrou každého manažera. Firmy proto na obranu proti hackerským útokům vynakládají velké množství peněz. Často však zapomínají, že citlivé dokumenty mohou uniknout i mnohem banálnější cestou – třeba když je zaměstnanec zapomene na kopírce. Canon nabízí řešení obou problémů v podobě přesunu firemních procesů do cloudu.

Pokud pracujete v kanceláři, možná jste se s tím také setkali. Přicházíte k firemní kopírce a zjišťujete, že na ní leží dokument, který někdo vytiskl před vámi, ale pak si ho zapomněl odnést. Takovou zkušenost má 23 % respondentů nejnovějšího průzkumu společnosti Canon, který probíhal na konci letošního léta na reprezentativním vzorku českých firem.

Nejčastěji šlo o pracovní smlouvu některého ze zaměstnanců, informace o klientech nebo zatím tajných produktech či interní dokumenty. Občas ale na kopírce lidé našli i cizí výplatní pásku, nebo dokonce soukromé materiály (včetně okopírované občanky a smluv či faktur), které se nijak netýkaly práce ve firmě. Každý čtvrtý nálezce přitom zároveň přiznal, že si dokument nejprve prohlédl, a pak jej teprve předal osobě, které patří. Celkem 9 % z nich jej raději rovnou vyhodilo nebo skartovalo.

„Vytisknout, zapomenout, odejít. To je bohužel smutná realita mnoha českých kanceláří, které stále ve velké míře spoléhají na práci s papírovými dokumenty. Přitom určitě nikdo z nás nechce, aby kolegové, nebo dokonce návštěvy v kanceláři viděli naši pracovní smlouvu nebo výplatnici,“ řekla Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.

Řešením je cloud

Potenciální nebezpečí se týká většiny českých firem, kde je standardem využívat sdílené kancelářské přístroje. Z průzkumu společnosti Canon vyplývá, že svou vlastní tiskárnu nebo kancelářskou multifunkci má na pracovním stole pouze 5 % zaměstnanců. Více než polovina (52 %) respondentů uvedlo, že tiskárnu v jejich firmě sdílí více než šest lidí, v každém šestém podniku je to dokonce 20 a více zaměstnanců.

Využití sdílených firemních tiskáren je zároveň poměrně značné, 69 % respondentů tiskne denně více než 10 stránek dokumentů, zhruba čtvrtina dotázaných potiskne každý pracovní den více než 40 listů, a 9 % dokonce více než 50 listů.

I po dvou letech pandemie a s ní souvisejícím bezprecedentním rozšířením distanční práce je tak možné konstatovat, že práce s papírovými dokumenty v českých firmách nadále dominuje. Manažeři by tak měli věnovat zvýšenou pozornost bezpečnostním trhlinám, které s sebou manipulování s papírovými dokumenty v kanceláři přináší. Výrazně je lze eliminovat využitím nástrojů digitální kanceláře.

„V případě řešení uniFLOW Online od Canonu jsou smlouvy, faktury či výplatní pásky ihned po naskenování uloženy do cloudu, kde mohou být automaticky roztříděny podle kategorie. Citlivé materiály směřují do personálních složek a přístup k nim mají pouze povolaní. Vše podléhá pokročilému zabezpečení,“ řekl Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ. Papírové originály, které do firmy dorazily poštou, lze ihned po naskenování skartovat.

Díky cloudovým nástrojům má také vedení firmy možnost kontrolovat, kdo a jak s dokumentem zachází, a to i v dnešní zcela běžné situaci, kdy zaměstnanec pracuje z domova nebo chalupy. Uplatňují se zde elektronické certifikáty, díky nimž správce pozná, že dokument během své cesty firmou nebyl nijak změně. To by třeba v případě elektronických faktur mohlo mít katastrofální důsledky.

Převedení firemních procesů do cloudu a využití nástrojů digitální kanceláře je zkrátka bezpečnější než manipulace s papírem. Tyto cloudové systémy jsou pravidelně testovány, do jejich zabezpečení se investují miliony dolarů. Konkrétně uniFLOW Online od Canonu využívá platformy Microsoft Azure, který odolá i těm nejpokročilejším digitálním hrozbám a hackerským útokům a „běží“ na ní i systémy těch největších světových firem.

„Když firma svěří své procesy uniFLOW Online, může mít jistotu, že její citlivé dokumenty nebudou zneužity,“ uzavřel Hnilička.

Profilová karta firmy

Canon CZ s.r.o.

Canon CZ s.r.o.

Společnost Canon CZ s.r.o. je přímým zastoupením Canon Inc., světového dodavatele tiskových a kopírovacích systémů, počítačových periférií, foto-video techniky a dalších optických zařízení. Své působení na českém trhu zahájila v roce 1994 s cílem zastřešit a podpořit dealerský prodej a jednotně tak prezentovat výrobky značky Canon českému zákazníkovi. Po krátkém působení vznikla potřeba aktivnějšího přístupu k trhu a Canon CZ s.r.o. zahájil v roce 1996 aktivní prodej foto-video techniky a o necelý rok později i digitální černobílé a barevné tiskové technologie.

Zobrazit detail firmy

Podobné články

Peter Halmo, generální ředitel společnosti Xerox pro ČR a SR

Respekt k životnímu prostředí je potřeba i v tisku

1. 2. 2023. (redaktor: František Doupal, zdroj: Xerox)
Udržitelnost není pro tiskový průmysl nic nového. Toto odvětví se často potýká s otázkami a problémy životního prostředí. Snížení dopadu na zdraví planety je proto hlavní výzvou spojenou se správou tiskové infrastruktury. Čtěte více

Cashback na tiskárny HP ušetří zákazníkům až 1 200 Kč

1. 2. 2023. (redaktor: František Doupal, zdroj: HP Inc.)
Společnost HP odstartovala v České republice cashback akci, během které lze s výraznou slevou pořídit vybrané typy inkoustových i laserových tiskáren. Pokud se zákazníci po jejich koupi zaregistrují, získají část vynaložených prostředků zpět. Čtěte více

Epson oficiálně upouští od laserových tiskáren

31. 1. 2023. (redaktor: František Doupal, zdroj: Epson)
Společnost Epson skončí s prodejem laserových tiskáren kvůli omezené schopnosti této technologie dosáhnout pokroku v oblasti udržitelnosti. Namísto toho se vydává na cestu plně inkoustového tisku. Čtěte více

Epson představil novou řadu firemních tiskáren s rychlostí 40–60 stran za minutu

26. 1. 2023. (redaktor: František Doupal, zdroj: Epson a DCD Publishing)
Společnost Epson potvrdila své rozhodnutí využívat inkoustovou technologii tisku zahájením prodeje nové řady produktů WorkForce Enterprise AM. Nová série využívá technologii Heat-Free a zaplňuje mezeru v nabídce firemních produktů formátu A3. Čtěte více