Cloud od Canonu ochrání citlivé firemní dokumenty
Pokud pracujete v kanceláři, možná jste se s tím také setkali. Přicházíte k firemní kopírce a zjišťujete, že na ní leží dokument, který někdo vytiskl před vámi, ale pak si ho zapomněl odnést. Takovou zkušenost má 23 % respondentů nejnovějšího průzkumu společnosti Canon, který probíhal na konci letošního léta na reprezentativním vzorku českých firem.
Nejčastěji šlo o pracovní smlouvu některého ze zaměstnanců, informace o klientech nebo zatím tajných produktech či interní dokumenty. Občas ale na kopírce lidé našli i cizí výplatní pásku, nebo dokonce soukromé materiály (včetně okopírované občanky a smluv či faktur), které se nijak netýkaly práce ve firmě. Každý čtvrtý nálezce přitom zároveň přiznal, že si dokument nejprve prohlédl, a pak jej teprve předal osobě, které patří. Celkem 9 % z nich jej raději rovnou vyhodilo nebo skartovalo.
„Vytisknout, zapomenout, odejít. To je bohužel smutná realita mnoha českých kanceláří, které stále ve velké míře spoléhají na práci s papírovými dokumenty. Přitom určitě nikdo z nás nechce, aby kolegové, nebo dokonce návštěvy v kanceláři viděli naši pracovní smlouvu nebo výplatnici,“ řekla Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
Řešením je cloud
Potenciální nebezpečí se týká většiny českých firem, kde je standardem využívat sdílené kancelářské přístroje. Z průzkumu společnosti Canon vyplývá, že svou vlastní tiskárnu nebo kancelářskou multifunkci má na pracovním stole pouze 5 % zaměstnanců. Více než polovina (52 %) respondentů uvedlo, že tiskárnu v jejich firmě sdílí více než šest lidí, v každém šestém podniku je to dokonce 20 a více zaměstnanců.
Využití sdílených firemních tiskáren je zároveň poměrně značné, 69 % respondentů tiskne denně více než 10 stránek dokumentů, zhruba čtvrtina dotázaných potiskne každý pracovní den více než 40 listů, a 9 % dokonce více než 50 listů.
I po dvou letech pandemie a s ní souvisejícím bezprecedentním rozšířením distanční práce je tak možné konstatovat, že práce s papírovými dokumenty v českých firmách nadále dominuje. Manažeři by tak měli věnovat zvýšenou pozornost bezpečnostním trhlinám, které s sebou manipulování s papírovými dokumenty v kanceláři přináší. Výrazně je lze eliminovat využitím nástrojů digitální kanceláře.
„V případě řešení uniFLOW Online od Canonu jsou smlouvy, faktury či výplatní pásky ihned po naskenování uloženy do cloudu, kde mohou být automaticky roztříděny podle kategorie. Citlivé materiály směřují do personálních složek a přístup k nim mají pouze povolaní. Vše podléhá pokročilému zabezpečení,“ řekl Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ. Papírové originály, které do firmy dorazily poštou, lze ihned po naskenování skartovat.
Díky cloudovým nástrojům má také vedení firmy možnost kontrolovat, kdo a jak s dokumentem zachází, a to i v dnešní zcela běžné situaci, kdy zaměstnanec pracuje z domova nebo chalupy. Uplatňují se zde elektronické certifikáty, díky nimž správce pozná, že dokument během své cesty firmou nebyl nijak změně. To by třeba v případě elektronických faktur mohlo mít katastrofální důsledky.
Převedení firemních procesů do cloudu a využití nástrojů digitální kanceláře je zkrátka bezpečnější než manipulace s papírem. Tyto cloudové systémy jsou pravidelně testovány, do jejich zabezpečení se investují miliony dolarů. Konkrétně uniFLOW Online od Canonu využívá platformy Microsoft Azure, který odolá i těm nejpokročilejším digitálním hrozbám a hackerským útokům a „běží“ na ní i systémy těch největších světových firem.
„Když firma svěří své procesy uniFLOW Online, může mít jistotu, že její citlivé dokumenty nebudou zneužity,“ uzavřel Hnilička.
