Bezdotyková kancelář trendem budoucnosti?
Globální situace v první polovině roku 2020 a s ní související hygienická a bezpečnostní opatření se stala určitým katalyzátorem již dříve započatých změn v oblasti tisku a nastupující digitalizace. Firmy si například více začaly uvědomovat efektivitu vzdáleného řešení procesů a to, že ne všude musí docházet k fyzickému kontaktu mezi zaměstnanci.
„Pozorujeme nové trendy i změny zaběhlých myšlenkových pochodů. Zákazníci už při koupi nezvažují jen funkce, spolehlivost a bezpečnost přístrojů, ale mnohem více i to, jakým způsobem jim bude zařízení dovezeno a nainstalováno. Požadavek je takový, aby vše proběhlo co nejrychleji a za účasti co nejmenšího počtu osob,“ poznamenal Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ.
Příkladem je dodávka tiskových kancelářských zařízení, která bývala často vnímána jako poměrně zdlouhavý proces: zařízení se přivezla, smontovala, poté následovala konfigurace funkcí na základě požadavků klienta, testování... Jde to už ale i jinak. „Při dodávce našich řešení umíme vše nachystat na dálku. Stroje tak předáme rychle, efektivně, elegantně, a hlavně bezpečně. Přesně to firmy chtějí, aby k nim muselo co nejméně cizích lidí,“ uvedl Roman Dvořák, Solution Business Consultant Canon CZ. Vše je totiž možné přednastavit již u dodavatele a pro následný dovoz přímo do kanceláře už pak stačí jen účast speditéra. Zákazník stroj pouze zapojí a okamžitě jej může využívat se všemi funkcemi, které si přál.
Urychlený pokrok
Během několikaměsíční éry, kdy byla většina ze zaměstnanců kanceláří na home office, zažíval zlaté časy helpdesk. Právě s technickou podporou mohli díky vzdálenému přístupu uživatelé kancelářských přístrojů řešit své požadavky distančně – aniž by kdokoliv musel opustit domov. Trendem se v ještě větší míře stala rychlost, efektivita a bezpečí, a tak to podle odborníků už i zůstane. „Nejde o nové věci a věštění z křišťálové koule. Efektivita servisu na dálku i bezdotykové ovládání máme důkladně ozkoušené už z doby před pandemií, aktuální doba je akorát vyvedla na světlo a do centra pozornosti. Lidé tyto věci najednou chápou v souvislostech,“ říká Roman Dvořák z Canonu.
Úrovní, jak ochránit své zaměstnance a zároveň připravit adekvátní podmínky pro jejich práci, je několik. Přímo v kancelářích, kam se po měsících práce z domova vrátili zaměstnanci, jde hlavně o to, zajistit hygienické bezdotykové ovládání multifunkcí. Tedy strojů, které jsou zpravidla instalovány na chodbách a ve společných prostorách a jejichž služeb využívá až několik desítek lidí denně. Moderní technologie umožňují 100% ovládání bez nutnosti dotyku, navíc s maximální mírou zabezpečení dat.
Další variantou, jak předejít fyzickému kontaktu s displejem, jsou pochopitelně i ovládací pera, která lze rozdat zaměstnancům. Ta se dezinfikují snadněji než kancelářská technika.
Detekce pohybu před tiskem
Posun v ovládání multifunkcí není jenom ve vývoji mobilních aplikací, průkazným trendem je podle odborníků Canonu tlak na jednoduchost a intuitivnost při ovládání samotných zařízení. Dodavatelé se proto budou předhánět v tom, kdo ještě více ovládání usnadní. Příkladem může být funkce detekce uživatele před probuzením. Přístroj díky senzoru „vycítí“ blížícího se zaměstnance a sám se zapne do aktivního režimu, aby bylo možné začít pracovat hned a bez čekání. Stačí jen autorizace kartou u čtečky pro zajištění bezpečnosti a okamžitě se spustí zadaná tisková úloha. Displeje se nikdo nemusí ani dotknout.
„Jde o maličkost, ale máme zpětnou vazbu, že právě toto zákazníci chtějí. Očekáváme nyní ještě větší zájem o tuto funkci. V momentě, kdy se uživatel přiblíží, zařízení se probouzí, čímž se zrychluje interakce a šetří čas. Každému zaměstnanci se navíc zobrazí jen to rozhraní, k němuž má přednastavený přístup, což ještě více zefektivňuje práci ve firmě,“ řekl Petr Hnilička z Canonu.
Canon, který stojí za oceněným projektem Kancelář budoucnosti, šel ale ještě dál a přišel s funkcí Visual Message. Ta dovoluje zobrazit zprávu nebo upozornění v určitých okamžicích při práci se zařízením – po přihlášení nebo v okamžiku čekání na vytištění dokumentů. „Tyto zprávy mohou sloužit jako další cílený informační kanál, pomocí kterého mohou bít šířeny aktuální interní zprávy. Může se jednat třeba o upozornění na pravidelnou dezinfekci zařízení. Klíčové je, že je informace sdělena adresně jen zaměstnancům, pro které je relevantní,“ vysvětlil Petr Hnilička.
Tlak na jednoduché ovládání čím dál většího počtu funkcí, ale i bezpečnost a bezdotykovost, bude podle odborníků pokračovat i v případě utlumení pandemie. Dodavatele proto nyní čeká cyklus, během nějž budou vstřebávat zpětnou vazbu a nové požadavky od zákazníků a snažit se je zapracovat do svých technologií.
„Domnívám se, že reálný dopad na produkty bude znatelný za dva nebo tři měsíce, kdy dojde k implementaci funkcí, které byly dosud upozaděny, nebo vůbec neexistovaly. Tato doba přála tomu, že si lidé uvědomili význam digitalizace a popostrčilo je to k novému postoji a jasné vizi. To, co by trvalo roky, se teď vměstnalo do týdnů a měsíců,“ uzavřel Roman Dvořák z Canonu.
