Ondřej Valeš (Canon): Nástroje pro hybridní práci neustále zdokonalujeme

Digitalizaci a hybridní práci jsme už tematizovali vícekrát. Jaké jsou ale vaše vlastní zkušenosti? Jsou české firmy na tento přechod připravené? Mají po ruce ty správné nástroje?

Česko je softwarová velmoc a české firmy mají k dispozici širokou nabídku produktů a nástrojů na řízení dokumentových toků a v dokumentech obsažených informací. Zákazníci ovšem poměřují investice do IT či zlepšení dokumentových procesů s alternativami. Návratnost vložených prostředků se jim v poslední době zvyšuje z důvodu nedostatku pracovní síly. Jeden člověk musí zvládnout udělat více práce a automatizace mu v tom významně pomáhá.

Další aspekty jsou nefinanční a souvisí s „business continuity – nepřetržitostí podnikání“. Pokud máte administrativní pracovníky doma, bez přístupu ke svým agendám, tak prostě nezpracujete došlé objednávky, nevyfakturujete expedici, nenakoupíte potřebný materiál pro výrobu a končíte.

Klíčové byznys procesy musejí být provozovány a z hlediska IT zajištěny spolehlivě, bezpečně a musejí být pod kontrolou – managmentu firmy, vlastníků byznys procesů a IT.

Můžete čtenářům představit řešení Cloud Workspace Collaboration, shrnout k čemu slouží a komu je určeno?

Cloud Workspace Collaboration je úložiště pro klíčové dokumenty firmy. To jsou takové dokumenty, bez kterých nemůže firma dělat právní úkony, jako například plnit dle sjednaných smluv a fakturovat.

Životní cyklus dokumentů v úložišti řídí dokumentový server, a to od pořízení dokumentu, jeho verzování, připomínkování v pracovní skupině, schválení, podepisování až po archivaci či řízenou skartaci.

Jde o dokumenty nákupního procesu jako objednávky, dodejky, došlé faktury nebo výrobního procesu – technické a konstrukční výkresy, soupisky materiálu, popisy technologie výroby a výrobní protokoly.

CWC má v sobě tři přednastavené vzorové kategorie pro řízení personální agendy, správu smluv a schvalování faktur. Ostatní kartotéky si vytváří uživatel sám nebo ve spolupráci s experty z Canonu.

Do každé kategorie mají přístup uživatelé dle svých rolí v pracovním procesu a mohou s dokumenty dělat jen takové úkony, na jaké mají oprávnění. Říkáme tomu Role Based Access.

Rutiny schvalovacích koleček, upomínky, žádosti o připomínky k dokumentům jsou automatizovány v rámci Workflow. Co může udělat stroj nebo automatizovaná procedura, to nedělá člověk.

Komu je CWC určeno? Komukoliv, ale velká velkou návratnost investic do tohoto řešení mají firmy, které spravují výrobní provozy, obchod a administrativu s více než 3 000 dokumentů ročně.

Jaké byste jmenoval jeho nejvýznamnější benefity? Může pomoct i firmám, které teprve s digitalizací začínají a nemají v tomto směru mnoho zkušeností?

Takové firmy v Česku nejsou. Každá firma je připojená k internetu a vystavuje faktury. Určitě má web pro firemní prezentaci, a to je myslím počátek digitalizace.

Pokud musí přepisovat objednávky z webu, z notesu nebo z SMS zpráv z nějakého objednávkového systému, už se může začít o CWC zajímat.

CWC totiž kromě digitální kartotéky obsahuje také nástroj S2x rozpoznávající v dokumentech klíčová data, který eliminuje nutnost ručního přepisování dat do formulářů.

Mezi nejzajímavější vlastnosti Cloud Workspace Collaboration patří podpora kolaborace, efektivity práce a automatizace. Jakými nástroji je toho dosaženo?

Je toho dosaženo třemi nástroji:

1. Workspace Collaboration je určen ke správě uživatelů a jejich seskupení do pracovních týmů.

2. Jakmile začne uživatel zpracovávat úlohu, má k dispozici vytěžovací nástroj S2x eliminující manuální přepisování a chyby při pořizování dokumentů a dat do kartotéky.

3. Therefore kartotéka je skvěle integrovaná s vytěžovacím nástrojem S2x, takže dokumenty jsou správně a konzistentně zařazeny a následně dobře dohledatelné. Každý dokument má svoji košilku. Nad daty z dokumentů a košilek je možné vytvářet sestavy, reporty a analýzy pro řízení podniku. Jsou to klíčová data pro management.

Jakým směrem chce společnost Canon svá řešení pro hybridní práci rozvíjet? Na jaké další funkce se mohou zákazníci Cloud Workspace Collaboration těšit?

Už v současnosti je CWC skvěle propojeno s kancelářskými zařízeními společnosti Canon, takže dokumenty skenované na našich skenerech či multifunkcích pošle uživatel do CWC přímo z ovládací obrazovky stroje.

Z hlediska aplikací v CWC přicházíme s E-Forms, To je skvělý nástroj na vývoj webových formulářů – základu všech žádankových systémů. S každou vyplněnou webovou žádankou se také automaticky vytváří Žádost jako pdf dokument a navazuje na ni schvalovací proces.

Postupně také zdokonalujeme podepisování. Digitálně podepisovat chce každý, ale po stránce právní a technologické je to dost složitá problematika a trh poskytovatelů digitálních podpisů je velmi fragmentovaný.

Vše je bezpečně přístupné z domova, kanceláře, z vlaku či kavárny, z mobilu, notebooku, PC, ráno, v poledne, večer – prostě HYBRIDNĚ.