Správa dokumentů IFS přináší vyšší efektivitu

Zlepšování a zjednodušení postupů správy informací a dat se stává prioritou pro ty organizace, které hledají všechny prostředky, jak získat po odeznění recese konkurenční výhodu. Nové DMS řešení od společnosti IFS zjednodušuje proces a omezuje administrativní zátěž spojenou se správou velkých objemů dokumentace k rozsáhlým podnikovým projektům. Uchováváním všech dokumentů týkajících se zákazníků a dodavatelů v centrálním systém ERP mohou organizace rychle zlepšit přehled o datech a zvýšit produktivitu zaměstnanců, kteří budou mít možnost se v případě potřeby pohotově a jednoduše dostat k těm správným dokumentům.

Document Management System od IFS se zdokonalenými funkcemi vizualizace dokumentů dynamicky zpracovává administrativní data. Zajišťuje, aby byly uživatelům předkládány pouze ty podklady, které se týkají jejich aktuálních pracovních potřeb. Irelevantní data jsou automaticky odstraňována ze zobrazení dokumentů na portálu, což zkracuje dobu potřebnou k nalezení potřebných dat a dokumentů na několik sekund. Uživatelé také mohou vůbec poprvé těžit z plné integrace se všemi aplikacemi sady Microsoft Office. To umožňuje uživatelům ERP pracovat v aplikaci, která jim nejlépe vyhovuje, neboť mohou přímo z aplikací Office kliknutím na jediné tlačítko zařazovat dokumenty do ERP systému.

Zdokonalený systém kromě toho umožňuje také uplatňovat zabezpečení dokumentů k jednotlivým projektům. Mnohé organizace v současné době přistupují k interním, zákaznickým a dodavatelským datům po sdílené síti bez řádného zabezpečení a tato data ukládají. Nový kontrolní bod zabezpečení v  DMS IFS nyní umožňuje zpřístupnit interním i externím projektovým konzultantům dokumenty vztahující se k projektu, na kterém pracují. Všechna data mohou být připojena ke struktuře projektu, k obchodním objektům nebo zařazena do volně konfigurovatelné struktury složek s kontrolou nad revizemi, zálohováním, zabezpečením a plnou funkčností správy dokumentů.