Když se razítko odsune na úroveň pečetidel a nožů na dopisy

Společnost Pražská teplárenská zavedla řešení na digitalizaci, vytěžování a schvalování faktur včetně jejich uložení v důvěryhodném archivu. Instalace systému, se kterým dnes pracuje 120 zaměstnanců, trvala 10 týdnů.

Proč jste se pro digitalizaci dokumentů rozhodli?

Tradiční způsob předávání faktur z ruky do ruky, košilky, podpisy a podobně je pro společnost, která chce obstát v moderním byznysu, neudržitelný. My jsme už před časem přešli v rámci administrativní práce na modernější a flexibilnější fungování pomocí nástrojů Microsoft 365 a nyní jsme se rozhodli tento posun rozšířit také do oblasti práce s dokumenty.

Co vás přimělo zrovna k digitalizaci faktur?

Přestože nevýhody práce s fyzickými dokumenty si jistě uvědomuje každý schvalovatel faktur, chápu, že jejich digitalizaci mnoho firem odkládá. Ostatně zvyk je železná košile a té se těžko zbavuje. Jarní vlna pandemie nám však ukázala, jak těžká tato košile může být. Ve chvíli, kdy máte všechny odpovědné zaměstnance doma na home office, ale ob den potřebujete od toho či onoho podpis na faktuře, rychle vás to přiměje k nelezení efektivnějšího řešení.

Jak konkrétně nové řešení pracuje?

Systém pokrývá celý životní cyklus faktury od jejího automatického stažení z e-mailu přes vytěžení dat, řízeného schvalovacího procesu až po uložení v důvěryhodném archivu.

Jaké výhody to firmě přineslo?

Například díky důvěryhodnému archivu, který je plně v souladu s legislativou, můžeme nyní přijímat i elektronické faktury. S těmi následně kolegové již pracují v digitálním prostředí. Díky řešení je schvalování rychlejší, jednodušší a méně chybové. Nehrozí nám ztráta faktury nebo dokonce penále za pozdní platby.

A jak na novinku reagovali uživatelé?

Kolegům a kolegyním práce určitě nevzrostla, pouze se změnila. Z mého pohledu schvalovatele jsou benefity jednoznačné. Všechny faktury si můžu kdykoli prohlédnout na jednom místě, snadno v nich vyhledávat a zjistit, kdy a kdo je schválil, případně zda na některou někdo nezapomněl a jestli stíháme datum splatnosti. Za mě můžu odložit razítko do pomyslného šuplíku k dalším artefaktům historie, jako je pečetidlo či nůž na dopisy.

Proč jste se rozhodli pro Konica Minolta?

Konica Minolta nám nabídla komplexní řešení, které jsme mohli propojit s naším Microsoft 365, navíc jako jediná včetně důvěryhodného archivu. Dostali jsme i přesný časový plán implementace. Díky němu jsme věděli, že vše stihneme před případnou druhou vlnou na podzim. Pro hrály samozřejmě i reference. A v neposlední řadě nás zaujala i nabídka, že je možné celý projekt zrealizovat bez fyzických návštěv odborníků z Konica Minolta, pouze prostřednictvím on-line nástrojů a vzdáleného přístupu. A to se skutečně podařilo.

Zdeněk Toman, obchodní ředitel ITS Sales Konica Minolta Business Solutions Czech, dodává:

• Samotným automatizovaným přepisem údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) prošlo našimi produkty za posledních pět let více než 21 milionů stran. To představuje miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, což firmám ušetřilo na nákladech více než 65 milionů korun. Ověřili jsme si, že už jen pouhým vytěžováním faktur může středně velká firma ušetřit za rok téměř 300 tisíc korun.
• Co se týče celkových úspor, máme spočítáno, že využitím digitalizačních služeb, urychlením vyhledávání a automatizací dokumentových procesů může i SMB firma dosáhnout ročních úspor až tři čtvrtě milionu korun.