Zpracování dokumentů v duchu požadavků digitální transformace

25. 9. 2017. (redaktor: František Doupal, zdroj: Konica Minolta)
Tradiční český výrobce nábytku, společnost TON, se zařadil mezi zákazníky Konica Minolta a zavedl systém pro řízení dokumentů. Sofistikované řešení pomohlo zejména ke zrychlení a zjednodušení administrativy, zvýšení zabezpečení informací a snížení nákladů.

Konica Minolta se oblasti řízení dokumentů věnuje úspěšně již řadu let. Jako přidanou hodnotu nabízí logické propojení s vlastními multifunkčními přístroji, které slouží k nutné digitalizaci dokumentů.

Když začíná rozvoj firmy zpomalovat…

Absence řízeného elektronického oběhu dokumentů spolu s příslušným workflow nepříznivě ovlivňovala výkonnost společnosti TON. Konkrétně docházelo ke ztrátám faktur při schvalování více odděleními nebo také ke  zpoždění v případech, kdy byl schvalovatel na služební cestě. Tato situace komplikovala život nejenom finančnímu oddělení, ale i běžným pracovníkům.

Neexistovalo ani společné úložiště informací o výrobcích nebo jejich dokumentaci. Data byla naopak evidována v různých adresářích v několika systémech. To samozřejmě znemožňovalo rychlé vyhledávání informací k jednotlivým fakturám, smlouvám a výrobkům. Chyběl vhodný software s uživatelsky přívětivým prostředím pro řízení projektů i úkolů s možností nastavování workflow (procesů). Podobně tomu bylo i s nástrojem pro komunikaci na projektech, který by usnadňoval plnění úkolů, revize a spolupráci.

Když chcete fungovat kdykoli a odkudkoli…

Společnost TON měla jasnou představu o oblastech a procesech, které chtěla pokrýt. Základem řešení je platforma MS SharePoint Server, která slouží jako primární úložiště dokumentů a BPM technologie K2 blackpearl, jež zajišťuje formulářové, procesní, integrační a reportingové služby. Pro kombinaci platforem se společnost rozhodla až na základě posouzení vlastností jednotlivých systémů.

„Řešení bylo poptáváno na základě předem definovaných požadavků od všech odborných útvarů. V průběhu implementace se pak ukázalo, že silný dodavatel se zázemím umí nabídnout i nadstandardní řešení v různých oblastech,“ uvedl Tomáš Gadas, CIO společnosti TON.

Pro jednoduché a uživatelsky přívětivé pořizování dokladů do systému obsahuje řešení software určený k vytěžování dat – pro podporu automatizace zpracování přijatých faktur. Tento způsob nahradil ruční přepisování údajů do systému, podporuje zpracování elektronických faktur, zkrátil čas na vyřízení, snížil administrativní zátěž i chybovost zadávaných dat.

Systém je přístupný přes webový prohlížeč a nevyžaduje žádnou instalaci na pracovních stanicích uživatelů. S tím souvisí i úspora nákladů za režii, údržbu a samotnou instalaci. Uživatelé mají navíc do systému operativní přístup, i když se nacházejí mimo firmu.

„Dnes naši IT specialisté sami pracují v prostředí K2, kde modelují procesy, formuláře a drobné agendy. IT oddělení s nadšením přivítalo, že postupně v dodaném ekosystému fungují i další agendy na základě byznys požadavků jednotlivých oddělení společnosti. Díky platformě K2 si děláme menší úpravy systému sami a komplexnější požadavky pro nás řeší náš partner Konica Minolta, který má zkušený tým konzultantů,“ popsal Tomáš Gadas.

Přínosy po zavedení

  • Generální ředitel získal lepší přehled o všech projektech a aktivitách jednotlivých úseků. Zápisy z porady vedení jsou nahrazeny novou agendou v dodaném systému. V ní lze vyhledávat informace prostřednictvím klíčových odkazů na dokumenty napříč firmou. Již neexistují data v nepřehledných složkách na serveru.
  • IT oddělení si díky technologii K2 blackpearl dokázalo svépomocí zpracovat helpdesk požadavků na ICT, včetně workflow. Cena podobného řešení se přitom na trhu pohybuje až kolem 300 tisíc Kč.
  • Došlo k zavedení moderního, uživatelsky přívětivého celopodnikového intranetu. Všechny úkoly se nyní nacházejí na jednom místě.
  • Zkrátil se čas procesu zpracování přijatých účetních dokladů z průměrných 15 dnů na 3 dny.
  • Výrazně se zjednodušila práce se sdílenými informacemi, což pracovníkům ušetřilo průměrně 15 minut denně, které strávili hledáním dokumentů.
  • Za velmi podstatný přínos je také považováno to, že je zákazník schopen téměř všechny potřebné úpravy provést sám. Dodané platformy MS SharePoint a K2 blackpearl tvoří ucelené řešení, kde mohou proškolení pracovníci rychle reagovat na požadavky koncových uživatelů. S konzultanty Konica Minolta zákazník řeší pouze složitější požadavky.

Podobné články

Internet věcí v roce 2020: Jaký je a kam se bude ubírat

12. 5. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: DCD Publishing)
IoT lze bez nadsázky označit za jednu z nejrychleji se rozšiřujících a rozvíjejících ICT technologií dneška. Celá oblast internetu věcí v sobě skrývá obrovský potenciál pro všechny zúčastněné, ať již hovoříme o výrobcích a dodavatelích, poskytovatelích služeb, partnerech či implementátorech nebo koncových zákaznících. Na současnost a budoucnost IoT jsme se ptali odborníků z různých oborů české IT scény. Čtěte více

Téma měsíce: Monitory 2020

10. 2. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: DCD Publishing)
Které trendy budou v nejbližších měsících v segmentu monitorů hlavním tahounem vývoje a pokroku? Po jakých parametrech a vlastnostech dnes zákazníci nejvíce volají a co je pro ně rozhodující při výběru? Na odpovědi od těch nejpovolanějších, tedy přímo od výrobců monitorů, se můžete těšit na následujících řádcích. Čtěte více

Ťažká úloha: Ušetriť terabajty zálohovaných dát a zároveň ochrániť pred ransomwarem

31. 5. 2019. (redaktor: František Doupal, zdroj: Synology)
Dá sa to vôbec? Dnes máte vo vašej firme (malej, strednej či veľkej) dáta určite aspoň na dvoch miestach – na počítačoch a v cloude, napr. G Suite či Office 365. Zálohujete? Super! A ako? Pravdepodobne máte hardvér a k tomu zálohovací softvér. A predpokladáme, že súbory na G Suite (vrátane kalendárov či e-mailov) alebo Office 365 nezálohujete vôbec, všakže? A čo v prípade, že sa objaví hrozba ransomware a niektorý z počítačov vašich kolegov zostane zašifrovaný? Čtěte více

Big SafeBox Data a QNAP nabízejí zálohovací řešení ve shodě s GDPR

22. 5. 2019. (redaktor: František Doupal, zdroj: DCD Publishing a QNAP)
Společnost Big SafeBox Data zavedla ve Španělsku datové centrum QNAP NAS, aby mohla nabízet zálohovací řešení pro kanál QNAP ve shodě s nařízením GDPR. Čtěte více