Vnitrofiremní tisk očima Canonu
Studii, sponzorovanou společností Canon, zpracoval nezávislý tým Rochester Institute of Technology, který vedl od prosince 2009 do ledna 2009 rozhovory s více než 700 CRD managery zodpovědnými za vnitrofiremní tisk. Výsledkem je studie „Firemní tisk: Trendy a příležitosti“, komplexní pohled na současný stav korporátní reprografie dokládající rostoucí důležitost IT vyplývající z rostoucího významu digitálních technologií.
Přestože tradičně CRD používala analogové technologie, zejména v podobě offsetového tisku, tyto jsou pro svoji nižší funkcionalitu z velké části nahrazovány digitálními černobílými a barevnými produkčními tiskárnami. Zhruba polovina všech prodaných produkčních tiskáren dnes míří do CRD segmentu který celosvětově zahrnuje zhruba 44 200 organizací. Výsledkem je, že CRD oddělení se stávají nedílnou součástí firemní komunikační a IT infrastruktury, a tedy také stále častěji spadají do oblasti zodpovědnosti IT ředitele.
O tom, že jde o nemalou zodpovědnost svědčí i to, že 90 % organizací v průzkumu označilo důležitost tisku pro chod firmy jako „rozhodující“, a také to, že na tisk, vnitrofiremní i externí, vynakládají organizace 2 % svého obratu. Studie nicméně současně ukazuje, že mnoho organizací si plně neuvědomuje možnosti, které CRD přináší, především kvůli nedostatečné optimalizaci svého provozu. Připomíná také, že CRD si zasluhuje větší pozornost managementu, neboť, při správném použití, může ušetřit až 30 % nákladů vynakládaných na externí tisk, a zlepšit tak obchodní výkonnost organizace. Především proto, že CRD je dnes postaveno převážně na digitálních technologiích, má klíčovou roli při zvyšování této efektivity IT oddělení.
Trendem je vnitropodnikový tisk
Ze studie vyplývá, že trendem je příklon k vnitropodnikovému tisku
v CRD, především díky nárůstu kvality tisku a flexibilitě, kterou
digitální tisk nabízí. Dalším zásadním důvodem je bezpečnost a
integrita dat, ty jsou zásadní zejména pro organizace a firmy
z finančního, vládního, vzdělávacího a zdravotního sektoru. Vzhledem
k tomu, že bezpečnost je zásadní prioritou i pro IT oddělení,
koordinovaný přístup k výběru nejlepších řešení bývá pro obchodní
úspěch rozhodující. Přechod k vnitropodnikovému tisku je tedy pro
organizace velkou příležitosti, kromě možnosti tisku on-demand se totiž
může také stát součástí projektů na zlepšení kontroly a bezpečnosti
IT. Těchto zlepšení může být dosaženo jak instalací speciálního
softwaru přinášejícího vyšší automatizaci, tak zlepšením IT
dovedností pracovníků CRD oddělení.
Další zjištění, která studie přináší:
• Zásadní vliv na fungování CRD má Internet – roce 2008 bylo více
než 65 % dokumentů předáno elektronicky, což je zásadní změna proti
situaci o dekádu dříve. Mnoho CRD implementovalo Web-to-print řešení,
která kombinují schopnost vytvoření dokumentu pomocí webové aplikace a
následného komerčního zpracování zakázky, a přinášejí tak oproti
jiným metodám snížení chybovosti. Mnoho CRD uvádí, že Web-to-print
řešení překonalo jejich očekávání, často výrazně. Podobně, více
než polovina CRD uvádí, že napojení na web přineslo vynikající
hodnocení v průzkumech zákaznické spokojenosti – zákazníci preferuji
efektivnost a jednoduchost, kterou objednávání tisku přes web
přináší.
• CRD sice nasazují tisk variabilních dat (VDP – variable data printing), postupují však pomalu. I když 94,1 % dotázaných uvedlo, že jejich organizace VDP řešení má, v mnoha případech jej získali coby součást digitálního front endu a jeho používání hodnotí jako komplikovanější, než by mělo být. I z tohoto důvodu pouze 27 % CRD používá VDP pravidelně.
Z již uvedených důvodů mají IT oddělení důležitou roli
v podpoře CRD a v zajištění optimální návratnosti investic, a to
následujícími nástroji:
• Nasazení softwaru pro automatizaci workflow jako je např. Helix Production
Workflow. Tento software, nabízený společností Canon, umožňuje zefektivnit
zprávu a přenos souborů, snížit počet chyb, optimalizovat využití
hardware a napomoci s širší integrací systémů. Dokáže také poskytnout
managementu informace, které přispějí k podpoře zlepšování efektivity a
dlouhodobé úspoře nákladů.
• Produktivní využití VDP nástrojů. Poskytnutím znalostí z oblasti řízení dat a vytěžováním informací z jednotlivých úkolů jsou schopni zajistit podporu obchodních a marketingových teamů při využívání firemních a obchodních dat. Společným cílem je zajištění efektivní personalizované komunikace, což významně napomůže při zlepšování obchodní výkonnosti, snižování doby odezvy a dokonce při vylepšování cash flow.
• Zavedení a optimální nastavení Web-to-print nástrojů. Ty přispívají ke zvyšování úrovně služeb poskytovaných interním zákazníkům, zlepšování využití zdrojů a zvyšování spokojenosti.
• Znalostmi specifických vlastností výstupních zařízení. Po zahrnutí požadovaných výstupních parametrů jsou schopni poté pomoci navrhnout optimální rozvržení tiskových úloh mezi CRD a další firemní tisková zařízení.
