Optimalizované tiskové služby Konica Minolta

U menších společností je kontrola ekonomičnosti provozu poměrně snadná, při větším počtu tiskových zařízení je však třeba sofistikovaného náhledu společně s dávkou zkušeností.

Pro optimalizaci využití tiskového parku existují různé více či méně spolehlivé metody, z praxe se osvědčilo jako nejlepší řešení sesbírat tvrdá data o využívání tiskových zařízení a po následné analýze navrhnout nové uspořádání a nastavení tiskových služeb.

Nástrojem používaným pro zefektivnění tiskových řešení je koncept Optimalizovaných tiskových služeb (OPS – Optimized Print Services), který celosvětově využívá společnost Konica Minolta. Koncept má několik přesně definovaných kroků, které se soustředí na tři pilíře – poradenství, implementace, řízení & kontrola. V závislosti na ochotě společnosti realizovat úsporná opatření lze dosáhnout až 40% úspory nákladů na tisk.

Ze zkušeností jsou definovány nejčastější zdroje plýtvání:

• téměř 80% organizací nezná své celkové náklady na tisk a kopírování, nerozúčtovává je na jednotlivá střediska či uživatele a nemá nastavenu tiskovou politiku;

• nekázeň zaměstnanců – zneužití firemní techniky k soukromým účelům;

• decentralizovaný tiskový park – zbytečně mnoho tiskové techniky (osobní tiskárny, faxy, reprografická technika, skenery);

• nevhodně zvolené typy tiskové techniky – provozně drahé varianty (inkoustový tisk, průklepové papíry, vysoké náklady na servis);

• nejsou využívány ekonomické funkcionality strojů – duplexní tisk, implicitní nastavení ČB tisku, úsporný tisk.

V rámci optimalizace tiskových služeb jsou vydefinovány čtyři základní oblasti, na které je třeba se zaměřit. První z nich je strojový park, který obvykle sestává z řady lokálních zařízení bez možnosti centrální administrace a monitorování. Při nasazení optimalizovaného tiskového systému je důležité redukovat objem zbytečně tištěných dokumentů, zvýšit vytíženost jednotlivých zařízení především jejich centralizací a zavést nástroje pro důsledné sledování nákladů na jednotlivé uživatele či oddělení.

Další oblastí je správné nastavení procesů toku dokumentů a jejich provázání s celým systémem. Například multifunkční zařízení je využíváno jako vstupní zařízení pro digitalizaci dokumentů a jejich vstup do DMS aplikací.

Financování je třetí oblastí, kde lze snížit náklady – proč nakupovat zařízení, když je možné pronajmout od dodavatele pouze potřebný tiskový objem. Poslední, velmi důležitou oblastí je zabezpečení celého tiskového systému tak, aby nedocházelo k úniku citlivých informací či zneužívání strojů. Mezi používané nástroje patří autentizace uživatelů či ukládání dat na šifrovaných discích.

Strategie optimalizovaných tiskových služeb vzájemně provazuje všechny tři pilíře ve čtyřech zmíněných oblastech. V průběhu času pak dochází k dalšímu vylepšení procesů a roztáčí se tak spirála efektivnějšího využívání tiskových služeb a nákladů.