Oki: firmy mají rezervy v oblasti efektivního tisku
CEBR uvádí, že pokud by se zaměstnanci společností striktně řídili politikou v oblasti firemního tisku a využívali moderních technologií k výrobě většího podílu firemních tiskovin přímo v kancelářích, byli by schopni ušetřit až 5,4 miliard dolarů za rok, což je zhruba 94,3 miliard korun. Mezi hlavní výhody přesunu tisku přímo do firem patří zejména možnost tisknout materiály kdykoliv a přesně v počtu, který je potřeba. Tiskoviny se nemusejí převážet, ani skladovat, nevznikají přebytky nespotřebovaných materiálů. Dokumenty lze navíc snadno personalizovat.
Kde hledat rezervy, jak tisknout levněji?
Nejnovější výzkum mezi 1740 firemními zaměstnanci z 16 zemí Evropy a Blízkého východu potvrdil, že se po uplynutí jednoho roku příliš nezměnilo. Obecně platí, že nejlepším způsobem, jak ušetřit při tisku, je materiály vůbec netisknout. Z průzkumu vyplývá, že navzdory deklarované snaze respondentů z České republiky „tisknout co nejméně dokumentů“ (o 22,8 procent více než v celém regionu), označili Češi zároveň celkově o 15,3 procent více důvodů pro tisk dokumentů – mj. zákonná povinnost některé uchovávat, zavedený pracovní koloběh dokumentů nebo praktičtější práce s vytištěnými materiály.
Oproti celkovým výsledkům za všechny země pracuje zhruba o deset procent více českých respondentů ve společnostech, které mají firemní politiku tisku zavedenu (24 : 34,5 procentům). O 18,6 procent více dotázaných uživatelů z České republice využívá oboustranný tisk „vždy nebo často“ (80,5, respektive 61,9 procent z uživatelů, kteří mají tiskárnu vybavenou duplexem). Tyto výsledky za České republice lze v rámci srovnání hodnotit pozitivně, podstatné však je, že skýtají i jasné možnosti pro další úspory.
Document management je hudba budoucnosti
Z další série dotazů vyplynulo, že převážná většina dotazovaných firem z ČR (79,8 procent) nemá zavedený interní systém správy dokumentů (takzvaný document management system), nebo o tom neví. Odpovědi respondentů z celého regionu Evropa a Blízký východ dospěly k o něco lepšímu výsledku – tento systém nemá zavedeno (nebo o něm neví) 66,3 procent firem.
Opravdu potřebujete vytisknout tento e-mail?
Zajímavá zjištění vyplynula ze sady otázek týkajících se ekologického smýšlení uživatelů tiskáren. Pokud firmy zastávají politiku šetrnější k životnímu prostředí, podporují své zaměstnance v omezování spotřeby papíru i tonerů.
„Doporučujeme, aby společnosti svým zaměstnancům poskytly jasné instrukce týkající se firemní politiky tisku. Zejména je třeba stanovit, které tiskárny jsou určeny pro tisk konkrétního typu dokumentů, a nastavit pravidla tisku barevných materiálů. Základní změny tiskové politiky nejsou v žádném případě nákladné a lze je poměrně jednoduše ve firmách zavést. Přispívá k tomu i software pro řízení a monitorování tisku, který dodáváme ke kancelářským tiskárnám zdarma,“ vysvětluje Andrej Magyar, CSc., ředitel společnosti Oki Systems (Czech & Slovak).
Zavádění pravidel v oblasti ekologie by podle výsledků průzkumu nemělo narážet na nepochopení zaměstnanců, protože ti už se nyní ve svých domácnostech chovají o něco „zeleněji“.
Z výzkumu dále vyplynulo:
- Většina zaměstnanců má v kanceláři k dispozici dvě a více tiskáren, přičemž nejbližší zařízení se nachází do dvou metrů od jejich pracovního stolu,
- přestože 57,5 procent všech respondentů tvrdí, že pro vyhotovení konkrétního dokumentu volí tiskárnu, která je pro tuto úlohu nejvhodnější, 67,1 procent dotázaných často zvolí zařízení, které se nachází nejblíže pracovnímu stolu,
- kdyby mohli zaměstnanci něco změnit na tiskové politice své firmy, nejčastěji by si vyžádali tiskárnu s více zásobníky papíru (24,4 procent) a dále by uvítali přístup k multifunkčnímu zařízení, které umožňuje tisk, skenování, kopírování a faxování (19 procent).
