Citlivé informace kladou vyšší nároky na správu
IDC ve své zprávě „An Updated Forecast of Worldwide Information Growth Through 2011 “ uvádí, že v roce 2011 bude existovat desetkrát více digitálních dat než v roce 2006. Objem digitálních dat se při současném růstu zdvojnásobí každých 18 měsíců . 70 % z tohoto množství bude v roce 2011 tvořeno, zachyceno či kopírováno jednotlivými uživateli, za 85 % ale budou přesto zodpovědné firmy. Tím se ještě zvýší podíl dat, která budou vznikat mimo datová centra firem či firmy samotné, a přesto za ně společnosti ponesou zodpovědnost a budou je muset zabezpečit.
Axel Luedemann, Enterprise Solution Consultant, HP Imaging and Printing Group, EMEA, k tomu z hlediska vnitrofiremního toku dokumentů dodává: „Další komplikací je, že zdroje dat a mechanismy přenosu se neustále vyvíjejí v závislosti na obchodních postupech, požadavcích zákazníků, nových technologiích. Dnes můžeme například konstatovat, že nejběžnějším zdrojem dat jsou webové aplikace, které pracují s nestrukturovanými daty, jako jsou obrázky, mapy apod. Tato data pak lze tisknout třeba na sdílených kancelářských multifunkčních tiskárnách nebo na vysoce zabezpečených tiskárnách vyžadujících identifikaci uživatele.“
Efektivní správa dokumentů jako základ
Efektivní správa usnadňuje příjem a práci s dokumenty, zjednodušuje
jejich sdílení a posílání. Dále zvyšuje bezpečnost a ochranu údajů
při sdílení a zálohování. Nespornou výhodou je rychlejší orientace
zaměstnanců v dokumentech, snadnější úprava a jejich efektivní využití
během pracovní činnosti.
Efektivní správu dokumentů nabízí například laserová multifunkční tiskárna HP Color LaserJet CM3530, která umožňuje snadné sdílení funkcí díky vestavěnému síťovému připojení. Tištěné dokumenty lze odesílat e-mailem, do síťových složek, na tiskárnu či faxem přímo ze zařízení. Snadnou ochranu dat lze zajistit zabezpečením přístupu k pevnému disku a pomocí integrovaného snímače. Firmám s větším počtem zaměstnanců pak práci s dokumenty usnadní tiskárna HP Color LaserJet CM6040, nabízející rychlé vyhledávání aplikací a stálé výsledky díky ovládacímu panelu Easy Select s intuitivním ovládáním. Pracovní postup urychlují funkce skenování do e-mailu, skenování do síťové složky, skenování do tiskárny a fax. Vyšší bezpečnost je zajištěna díky bezpečnostním mechanismům, jako je například ověřování úlohy, šifrování a ochrana sítě.
Účinné řešení při správě dokumentů nabízejí díky svým funkcím také skenery HP Scanjet 5000 nebo HP Scanjet N9120. Ty umožňují vytvářet uživatelské profily skenování, prohlížet a upravovat naskenované snímky, ukládat soubory v řadě formátů včetně PDF a Microsoft Word a odesílat je přímo do e-mailové schránky, složky nebo aplikace.
**Výhody efektivní správy: **
• Snížení nákladů na produkci dokumentů
• Minimalizace duplicity
• Širší a jednodušší přístup k dokumentům
• Zvýšení integrity dat
• Vyšší kvalita dokumentů
• Vyšší produktivita zaměstnanců
• Jednodušší orientace v informacích
