Jak na IT u malých a středních firem? Outsourcing nebo vlastní tým?

Digitalizace se stala běžnou součástí našeho života.  A zejména menší podniky jako výraznou komplikaci tohoto procesu vnímají neustálé inovace informačních technologií a postupující integraci jednotlivých systémů. Tempo změn je zkrátka tak rychlé, že jim prakticky neumožňuje účinně reagovat, zvláště s ohledem na jejich omezené finanční prostředky.  Současná praxe proto ukazuje, že efektivnějším řešením je outsourcing.

Skutečných odborníků, kteří se dokonale orientují ve správě nesourodých systémů, koordinaci servisních služeb mezi různými dodavateli, snižování redundance a neefektivity a zajištění kompatibility stávajících technologií s těmi novými a ideálně i s těmi aktuálně vyvíjenými, není mnoho.  A podle toho vypadá jejich ohodnocení. Nejen, že jich není dost pro všechny malé a střední firmy, ale jen málokterá si je může dovolit zaplatit.

Ideální tedy je, když se takový špičkový specialista, případně celý profesionální tým, stará o více subjektů. Šetří to nejen náklady, ale i čas. Neboť je to právě nedostatek času, který malým a středním firmám brání v rychlejším rozvoji.  Pokud by se podařilo spojit jejich hardware, aplikace a služby do jediného celku, který by dodával, spravoval a monitoroval jeden spolehlivý dodavatel, výrazně by se jim ulevilo. Přestaly by se zdržovat záležitostmi, které je zahlcují a obtěžují, a mohly by se soustředit na to podstatné, tedy na předmět svého podnikání.

Jedna platforma, jeden dodavatel

Řešení, které tyto požadavky splňuje, uvedla na český trh koncem loňského roku Konica Minolta pod názvem Workplace Hub (WPH). Ten dokáže sjednotit stávající firemní IT technologie, hardware, software i služby různých dodavatelů do jediné platformy.

WPH řeší nedostatek odborníků na trhu

• Ze statistiky Eurostatu vyplývá, že v českých firmách je nižší podíl specialistů na informatiku s vysokoškolským vzděláním než ve většině zemí Evropy. S 56 % vysokoškoláků v IT oboru je ČR až na 25. místě z celkových 32 sledovaných zemí. Do budoucna se problém může ještě prohlubovat zejména kvůli obecně klesajícímu počtu absolventů vysokých škol a také jejich odchodem na mnohdy lépe placená místa v zahraničí. Zatímco na fakultách s IT zaměřením bylo k lednu 2018 vedeno zhruba 12 500 studentů, odhady aktuální potřeby takto vzdělaných odborníků na trhu se pohybují kolem 15 až 20 tisíc.

Platforma WPH umožňuje jednoduché ovládání podstatných IT funkcí i naprostému laikovi. Veškeré služby jsou poskytovány prostřednictvím jediného dodavatele, který vyřeší všechny náročnější požadavky či problémy. Konica Minolta také využívá vysoce pokročilý monitorovací nástroj s prediktivními funkcemi navržený speciálně pro Workplace Hub. Jeho prostřednictvím může nepřetržitě sledovat zařízení všech svých zákazníků a rychle se zaměřit na konkrétní místa nebo systémy, kde se rýsují případné závady. Dokáže je tak mnohdy eliminovat dříve, než k nim skutečně dojde, aniž by si toho zákazník všiml.

Jeden špičkový IT specialista na straně dodavatele přitom může mít na starost hned několik malých a středních firem a nabídne jim výrazně kvalitnější služby a technologie, než kdyby podnik řešil své IT vlastními silami. Jako součást průběžné správy IT poskytuje rovněž profesionální konzultace, instalace HW a SW nebo technickou podporu celé infrastruktury. Konica Minolta tak do segmentu malých a středně velkých firem přináší řešení běžně využívané velkými nebo korporátními společnostmi.

Pokud má firma více poboček, odpadají i náklady na přesuny specialistů mezi nimi. Inovativní zařízení WPH nabízí řešení pro pracoviště různých velikostí a podporuje jejich digitální transformaci. Poskytuje účinnější a efektivnější správu široké řady nástrojů, služeb a soustav využívaných dnešními organizacemi. Funguje jako centrum zjednodušující IT systém organizace, řídí a koordinuje celou IT infrastrukturu a služby napříč systémy a přes centrální panel nabízí obsáhlý náhled na IT v celém podniku, což umožňuje jednoduchou správu a optimalizaci systémů.

Zařízení podporuje integraci internetu věcí, umělé inteligence a nástrojů podpory rozhodování, které se stávají nosnými body současného podnikatelského prostředí. Tato přidaná hodnota dává lidem možnost lépe spolupracovat a na základě dostupných dat rozhodovat inteligentněji, efektivněji a snadněji.

WPH pro každého

Nová technologie pokrývá veškeré současné IT potřeby a je také základním stavebním kamenem kanceláře budoucnosti. Existuje ve dvojím provedení. Zařízení Workplace Hub je určeno přímo do kanceláří, kde na jednom metru čtverečním plochy poskytne kompletní IT infrastrukturu včetně tiskových služeb a konektivity zaměstnanců prostřednictvím spolehlivé Wi-Fi. Varianta s označením Edge je určena do serverovny. Okamžitě posílí výkon serveru a kromě multifunkční tiskárny a přístupového bodu Wi-Fi nabízí i všechny vlastnosti a funkce, kterými disponuje WPH.

Workplace Hub stručně:

• Kompletní infrastruktura na 1 m²

• Monitoring IT 24/7

• Ochrana dat nové generace

• To nejlepší z cloudu a on-premise řešení

• Inovativní produkt reflektující evoluci práce

• Ekosystém připravený pro další zvyšování produktivity práce

• Bezproblémový přechod na nové řešení či „bezešvé“ spojení stávajícího IT s WPH

• Jeden dodavatel, jedna smlouva, jedno SLA, jeden přehled

Důraz na zabezpečení

Platforma využívá lokálních i cloudových technologií včetně úložišť s maximální úrovní zabezpečení v souladu s místní legislativou a s možností šifrování. Nepřetržitou ochranu dat i systému proti nežádoucím útokům zajišťuje řešení jednotné správy hrozeb společnosti Sophos. Samozřejmostí je správa dat v souladu s vloni zavedeným Evropským nařízením o obecné ochraně údajů (GDPR). Obě varianty technologie poskytují ochranu dat nové generace a bezpečný ekosystém určený pro další zvyšování produktivity práce.

Nenáročná instalace

Přechod firemního IT na jednotnou platformu WPH je velmi snadný a rychlý. Přípravě optimálního individuálního plánu předchází konzultace se zákazníkem a definování jeho potřeb a požadavků. Může se jednat o pokrytí všech IT potřeb čistě s pomocí WPH nebo jeho „bezešvé“ napojení na stávající systémy. Jednou z variant je rovněž kombinace cloudových a on-premise řešení. Následuje nastavení sítě, případně Wi-Fi a multifunkční tiskárny a zaškolení pracovníků firmy v používání systému. Vlastní proces včetně migrace prostředí je pak záležitostí dnů, maximálně týdnů.

Oblasti přínosu WPH:

1) Administrátorský panel

• Nastavení úložného prostoru a zálohování

• Přehled zabezpečení

• Správa licencí a Wi-Fi sítě

• Správa uživatelů

• Přístup do obchodu s aplikacemi

2) IT infrastruktura

• Multifunkční tiskárna

• Úložiště a hybridní cloud

• Server

• Wi-Fi přístupový bod

• Virtualizace IT prostředí

3) Týmový prostor

• Nástroje pro efektivní komunikaci

• Sdílení souborů

• Multifunkční tisk

• Doplňkové aplikace

4) Správa IT

• Bezpečnostní systém a ochrana dat

• Správa úložišť a zálohování

• Instalace zařízení a podpora na místě

• Monitoring 24/7

• Další technická podpora

• Správa a monitoring virtuálních serverů