Nezbytná počáteční analýza a následné zavedení nástrojů je podle expertů de facto jen první krok. „Ve chvíli, kdy zaměstnanci vědí, kde najdou potřebné informace, komunikují efektivněji a nemusejí ztrácet čas hledáním dokumentů, začíná transformace přinášet hmatatelné výsledky,“ říká Michal Hanko, Business Development Manager pro Microsoft služby ve společnosti Konica Minolta, a dodává: „Moderní intranet, sdílené prostředí, snazší přístup ke znalostem i digitalizované procesy, jako je nábor zaměstnanců, znamenají úsporu času a lepší orientaci napříč firmou.“

Právě tyto přínosy začala vnímat i skupina Klokočka, kde digitalizace prvních procesů přinesla vyšší přehlednost a snížila administrativní zátěž.

Změna firemní kultury zrychlila obchod

Kromě technologií se ve skupině Klokočka změnila i firemní kultura. Zaměstnanci si nejen osvojili nové nástroje, které začali aktivně využívat, ale jsou i více zapojeni do dění ve firmě. Díky propojení s interní sociální sítí se spustila nová, méně formální úroveň komunikace. Aktivně komentují příspěvky, zapojují se do diskuzí, ptají se vedení nebo například sdílejí fotografie z firemních akcí.

Místo rozesílání dokumentů e-mailem pracují více v týmech přes Teams, dokumenty ukládají do SharePointu a využívají OneDrive pro sdílení a verzování.

Zvýšila se také digitální gramotnost napříč firmou. Díky školením a online akademii zaměstnanci lépe chápou, jak technologie fungují, a jsou otevřenější dalším novinkám. Společnost si nyní většinu obsahu intranetu spravuje sama a není závislá na externím dodavateli.

Podle zástupců Klokočky se změny pozitivně projevily i směrem k zákazníkům. Díky lepší interní koordinaci a snadnějšímu sdílení informací se zrychlila reakční doba obchodních týmů a zpřehlednila se práce s dokumenty. Celkově jsou nyní procesy efektivnější a profesionálnější.

Další krok: Práce s managementem a využití AI

„Úspěšně zvládnutá digitalizace není jednorázový projekt. Je to proces, který se vyvíjí spolu s technologiemi i s firmou samotnou. Ve chvíli, kdy máte vytvořený pevný základ, dává smysl posunout se dál a zaměřit se na další oblasti, které pomohou naplno využít potenciál digitálních nástrojů. S Klokočkou se proto dál soustředíme na rozvoj středního managementu, posílení digitálního leadershipu a podporu manažerů v tom, aby sami šli příkladem při využívání Microsoft 365 ve svých týmech,“ uvádí M. Hanko.

Součástí tohoto rozvoje jsou individuální koučinky a praktické workshopy, jež se zaměřují na konkrétní scénáře využití nástrojů Microsoft 365. Program počítá i s kontinuálním vzděláváním a se systematickým zapojením nových zaměstnanců do digitálního prostředí tak, aby se digitální kompetence staly běžnou součástí firemní kultury.

Další oblastí, která se podle Konica Minolta v souvislosti s digitalizací začíná silně rozvíjet, je využití umělé inteligence (AI). Zapojení nástrojů jako Microsoft Copilot nebo General Documents AI usnadní práci s obsahem, automatizuje rutinní úkony a pomůže s vyhledáváním informací v dokumentech. V rámci spolupráce se skupinou Klokočka je proto v plánu pilotní projekt, v jehož rámci budou vybraní zaměstnanci testovat konkrétní scénáře nasazení AI v běžném provozu.

Zkušenosti Konica Minolta ukazují, že i středně velká firma může projít zásadní proměnou, pokud digitalizaci pojme jako dlouhodobý rozvojový směr. Výsledkem není jen lepší, rychlejší a bezpečnější technologie, ale především posun v myšlení, organizaci práce a ve firemní kultuře. Právě tato změna je předpokladem k tomu, aby firma byla připravena využívat další nástroje, včetně AI, a rozvíjet digitální kompetence napříč týmy.

„Když se technologie stanou součástí přirozeného chodu firmy a zaměstnanci je přijmou za své, začíná digitální transformace skutečně fungovat. A právě tam chceme firmy dovést,“ uzavírá M. Hanko.