„Technická příprava je jen začátek. Skutečný efekt přichází, když nové nástroje lidé používají každý den a procesy se přizpůsobí tak, aby z nich firma měla konkrétní užitek,“ říká Michal Hanko, Business Development Manager pro Microsoft služby ve společnosti Konica Minolta.

Migrace bez výpadků

Implementace nových technologií ve skupině Klokočka začala v lednu 2023 migrací e-mailového systému do prostředí Exchange Online. Konica Minolta provedla hybridní přechod z lokálního serveru, který zahrnoval přibližně 150 uživatelských schránek, nastavila cloudové prostředí a zajistila potřebné licence.

Migrace probíhala v úzké spolupráci s interním IT specialistou i externím správcem infrastruktury. Díky přípravě, testování a koordinaci jednotlivých kroků se celý přechod obešel bez výpadků. Do konce února 2023 bylo hotovo. Spolu s tím se nastavily i základní bezpečnostní politiky a proškolili administrátoři, aby nové prostředí zvládli spravovat samostatně.

„Migrací jsme prošli hladce a bez výrazných komplikací. Ocenili jsme při tom pečlivou přípravu a individuální přístup k jednotlivým částem firmy. Díky tomu jsme předešli výpadkům v provozu a uživatelé měli jistotu, že se s jejich daty pracuje bezpečně,“ vzpomíná IT specialista ve společnosti Autosalon Klokočka Centrum.

Uživatelé v centru pozornosti

Po technické migraci následovala práce se zaměstnanci. Aby nové nástroje přinesly očekávané výsledky, musely se stát přirozenou součástí každodenní práce. Konica Minolta proto navrhla model postupné adopce, který stavěl na aktivním zapojení vybraných uživatelů z jednotlivých oddělení.

V první fázi prošli tito lidé praktickým školením zaměřeným na Microsoft 365. Naučili se efektivně využívat Teams, SharePoint, OneDrive a další nástroje. V listopadu 2023 byla spuštěna čtyřměsíční online akademie s microlearningem, jíž se účastnilo 25 klíčových uživatelů. Díky krátkým a dobře strukturovaným lekcím získali nejen přehled o funkcionalitách, ale i návody, jak je využít ve vlastních procesech.

Během této fáze Konica Minolta pravidelně reportovala pokrok vedení společnosti Klokočka a sledovala, jak se jednotlivé nástroje ujímají v běžném provozu. Vznikla přirozená síť „ambasadorů“, kteří pomáhali kolegům s orientací a přenášeli nové návyky do týmové praxe.

Podle IT specialisty si zaměstnanci po počátečním váhání začali uvědomovat konkrétní přínosy a digitální prostředí se postupně stalo přirozenou součástí jejich každodenní práce.

Od procesů k aplikacím a intranetu

Jakmile si zaměstnanci osvojili základy, mohlo se začít s digitalizací konkrétních interních procesů a vznikl rovněž nový intranet. Jeho cílem bylo vytvořit jednotné místo pro všechny interní informace. V létě 2024 se uskutečnila analýza a workshop s vedením firmy. Intranet se vyvíjel přímo v SharePoint Online. Jeho součástí jsou aktuality, oznámení, dokumentové rozcestníky, kalendář akcí, přehled benefitů a další užitečné sekce.

Po pilotním spuštění pro vedení společnosti a ambasadory v září 2024 následovalo školení správců obsahu a v říjnu byl intranet spuštěn pro celou firmu. Tým Klokočky si nyní zvládá většinu obsahu spravovat sám.

Co si odnést do praxe

„Postup po malých a jasně navazujících krocích vždy zvyšuje úspěšnost. Nejprve je potřeba vytvořit stabilní základ, následně se zaměřit na adopci, poté digitalizovat konkrétní procesy a nakonec vybudovat intranet jako viditelné centrum digitálního pracoviště. Z praxe Klokočky víme, že nepřetržitá podpora urychluje přijetí změn a posiluje důvěru v další kroky,“ dodává M. Hanko.

V dalším dílu se podíváme na konkrétní přínosy digitalizace, změny v kultuře práce a připravenost na další etapu. Zaměříme se také na to, jak do procesu zapojit management a jaké příležitosti přináší využití umělé inteligence v každodenní praxi.