„Firmy, které digitalizují své procesy, získávají konkurenční výhodu. Mohou rychleji reagovat na požadavky trhu, pracovat odkudkoli a lépe chránit svá data,“ říká Michal Hanko, Business Development Manager pro Microsoft služby ve společnosti Konica Minolta, jež českým firmám pomáhá s digitální transformací již téměř 15 let.

Proč začít analýzou

Úspěšná digitální transformace nezačíná instalací nového softwaru, ale důkladným pochopením toho, kde se firma nachází a kam se chce posunout. Odborníci z Konica Minolta upozorňují, že bez této přípravné fáze hrozí, že technologie sice dorazí, ale reálný přínos pro byznys se nedostaví. Důležitým pravidlem před zahájením každého procesu digitalizace by proto mělo být úvodní mapování potřeb a očekávání, zapojení klíčových osob a vytvoření realistického plánu kroků.

Nabídka takové počáteční analýzy tak může být pro firmy jedním z vodítek, jak na trhu rozpoznat spolehlivého a odborného dodavatele. Kvalitně provedená analýza zodpoví především tyto otázky: Jak lidé nyní spolupracují? Kde vznikají zbytečné ztráty času? Jaké problémy by nová řešení měla odstranit?

„Digitální pracoviště dnes není jen o e-mailech či online schůzkách. Moderní nástroje, jako je Microsoft 365, umožňují propojit komunikaci, sdílení dokumentů, automatizaci procesů a správu dat do jednotného, bezpečného a snadno dostupného prostředí. Pro mnohé firmy to znamená nejen změnu technologie, ale i pracovních návyků a firemní kultury. A pro zvládnutí takové změny je počáteční analýza nezbytná,“ upozorňuje M. Hanko.

Příklad důkladného mapování

Digitalizace přitom není pouze doménou velkých firem s tisíci zaměstnanci, ale přináší nesporné výhody i malým a středním podnikům. Příkladem úspěšně zvládnutého procesu může být projekt digitalizace ve skupině Klokočka, středně velké společnosti působící v sektoru automotive. Spolupráci zde Konica Minolta zahájila sérií workshopů a průzkumů mezi zaměstnanci i managementem.

Cílem bylo zjistit, jak se pracuje s informacemi, kde chybí centrální přístup a jak jsou na tom týmy s digitálními dovednostmi. Na základě zjištění vznikl konkrétní plán, jenž zahrnoval technickou migraci do cloudu, školení i vytvoření moderního intranetu. Plán definoval nejen technologické kroky, ale také způsob zapojení lidí tak, aby transformace nebyla vnímána jen jako záležitost IT oddělení, ale celé firmy.

Přípravná fáze pak pomohla definovat i tzv. digitální ambasadory, tedy lidi v týmu, kteří jsou ochotni zkoušet nové věci, pomáhat kolegům a šířit znalosti dál. Právě oni se stávají oporou ve chvíli, kdy přijdou první změny. Zapojení těchto klíčových uživatelů od začátku zvyšuje šanci, že nová řešení zakoření v každodenním pracovním procesu.

Výstupem mapovací fáze je vždy jasný harmonogram a sada měřitelných cílů. Tyto cíle musí být srozumitelné nejen pro IT oddělení, ale hlavně managementu a běžným zaměstnancům. „Pokud firma ví, kde je a kam chce dojít, dokáže nastavit realistický plán a snáze přesvědčit zaměstnance o smyslu změn,“ dodává M. Hanko.

První změny a maximální podpora

„Před nasazením Microsoft 365 jsme používali různé, často nekompatibilní nástroje pro e-mail, sdílení souborů a týmovou spolupráci. To vedlo ke zmatku, k duplicitní práci a k problémům s verzováním dokumentů,“ uvádí IT specialista ve společnosti Autosalon Klokočka Centrum, s tím, že sjednocení interní komunikace a spolupráce napříč pobočkami bylo hlavní motivací firmy k digitalizaci.

Zavedením SharePointu a OneDrivu získala firma centralizované cloudové úložiště s možností vzdáleného přístupu včetně verzování a řízení přístupu, což vedlo k větší transparentnosti a ke zrychlení vyřízení obchodních případů.

Konica Minolta zajistila skupině Klokočka nejen samotnou implementaci nástrojů, ale i kompletní podporu při migraci dat, školení zaměstnanců a nastavení bezpečnostních zásad. Podle zástupců firmy byla migrace dobře připravena a proběhla hladce, bez výpadků provozu, což posílilo důvěru v další kroky digitalizace. Důležitá byla také dostupná podpora a konzultace, díky nimž se zaměstnanci rychle zorientovali a začali nové nástroje aktivně využívat v každodenní praxi.

První díl našeho seriálu ukazuje, že cesta k digitální transformaci začíná u analýzy, naslouchání a plánování. Jakmile je plán hotový, může se firma pustit do další fáze, kdy krok za krokem převádí vizi do reality. O tom bude řeč ve druhém dílu.