Čtyřdenní pracovní týden? Moderní technologie dávají reálnou šanci

Benefity potvrzují různé výzkumy. Nedávná rozsáhlá mezinárodní studie Boston College, která zahrnovala téměř tři tisíce zaměstnanců ze 141 firem v USA, Kanadě, Spojeném království, Irsku, Austrálii a na Novém Zélandu, prokázala, že zkrácení pracovního týdne při zachování plné mzdy má řadu pozitivních efektů: Vyšší spokojenost, lepší zdraví a zvýšenou výkonnost.

Podle neziskové organizace 4 Day Week Global, která už od roku 2019 pomáhá firmám z celého světa se zaváděním půlročního pilotního provozu čtyřdenního pracovního týdne, tento krok v průměru zvyšuje obrat společnosti o čtvrtinu. Firmy zároveň hlásí 32% pokles počtu výpovědí. U dvou třetin zaměstnanců se snižuje míra vyhoření.

Digitalizace jako základ

Zrušit jeden pracovní den nicméně nelze jen tak mávnutím ruky. Firma si k tomu potřebuje vytvořit vhodné podmínky. Klíčovou roli při přechodu na kratší pracovní týden hraje pokročilá digitalizace a automatizace firemních procesů, bez nichž by na něco takového nešlo ani pomyslet.

„Díky automatizaci rutinních úkolů a integraci našich řešení do běžných pracovních procesů mohou zaměstnanci věnovat více času kreativní a strategické práci, což zvyšuje jejich spokojenost a výsledky jejich činností,“ vysvětluje Pavel Kaplan, Product Manager Microsoft, Konica Minolta Business Solutions Czech.

Podle analýz společnosti Konica Minolta se objem tištěných dokumentů za posledních deset let snížil o třetinu. Zároveň se skenování dokumentů za posledních pět let více než zdvojnásobilo. Digitalizace dokumentů a procesů je klíčovým předpokladem pro flexibilnější pracovní dobu i práci z domova. Řada firem přínosy digitalizace docenila už během pandemie covid-19, kdy musela v podstatě ze dne na den zavádět práci z domova. Mnohé z nich se ani později nevrátily k plnému kancelářskému režimu a nabídly zaměstnancům minimálně hybridní model s několika dny home office týdně.

Práce z domova a zkrácení pracovního týdne však není totéž. Základním předpokladem je schopnost měřit a následně zvýšit efektivitu, aby bylo možné zvládnout stejné množství úkolů za kratší dobu. Kromě tradiční digitalizace dokumentů zde stále více vstupuje do hry umělá inteligence, která přebírá rutinní činnosti a výrazně zvyšuje produktivitu práce.

AI mění pravidla hry

Příkladem je inteligentní zpracování dat pomocí technologií, jako je Intelligent Character Recognition (ICR), která se využívá v řešeních Document Navigator a Waidok od společnosti Konica Minolta. Tato technologie umožňuje automatickou extrakci dat ze strukturovaných i nestrukturovaných dokumentů, což minimalizuje chyby a uvolňuje čas zaměstnancům pro jiné hodnotnější aktivity.

Další oblastí, kde se AI výrazně uplatňuje, je správa dokumentů. Konica Minolta například nabízí systémy, které využívají umělou inteligenci k rychlému shrnutí obsahu dokumentů, překladům, rozpoznání a zakrytí citlivých údajů nebo identifikaci klíčových bodů. Tyto funkce jsou dostupné například prostřednictvím General Documents AI, M-Files či Waidok.

Automatizace pomocí AI se prosazuje i ve správě kalendářů, e-mailů a zákaznické podpory. Například služby zahrnující Microsoft technologii Copilot dokážou inteligentně plánovat schůzky, prioritizovat úkoly a řídit denní agendu zaměstnanců. Zákaznická podpora pak může využívat chatboty, kteří zvládají rutinní dotazy zákazníků a tím urychlují komunikaci.

„Konica Minolta ukazuje firmám cestu, jak pomocí pokročilých technologií vytvářet efektivnější a flexibilnější pracovní prostředí. To může zahrnovat i čtyřdenní pracovní týden při zachování či dokonce při zvýšení produktivity zaměstnanců. Rostoucí zájem o tyto technologie dokládá i vyšší poptávka o tzv. adopční služby, jejichž prostřednictvím pomáháme firmám a jejich zaměstnancům osvojit si moderní principy práce a maximálně využít všechny nabízené benefity,“ uzavřel Pavel Kaplan.