Jedním z prvních a klíčových kroků na cestě k plné digitalizaci bývá automatizace účetnictví, jež umožňuje společnostem podstatně lépe využívat jak čas, tak lidský potenciál svých zaměstnanců.

Když růst firmy vyžaduje efektivnější řešení

Společnost Immocap, slovenský developer prostorů pro bydlení, práci a podnikání s více než 27letou historií, v posledních letech zaznamenala výrazný růst. S ním přišlo i zvýšení administrativní agendy, zejména v oblasti zpracování faktur. Důsledkem tohoto růstu bylo ztrojnásobení množství faktur, které bylo nutné zpracovávat.

„V posledních letech naše firma zaznamenala značný růst a s ním se zvýšila také administrativní agenda. Konkrétně se u nás ztrojnásobilo množství faktur, které jsme sice evidovali v rámci schvalovacího systému, ale veškeré údaje jsme museli přepisovat ručně. Chtěli jsme držet krok s dobou a zároveň si usnadnit práci, proto jsme se rozhodli tento proces zautomatizovat a připravit se na další růst firmy," vysvětluje Rastislav Táborský, Finance & controlling manager společnosti Immocap.

Jak funguje automatizace účetnictví v praxi?

Immocap se rozhodl implementovat cloudové řešení od Konica Minolta, které využívá umělou inteligenci k automatizaci zpracování faktur. Systém dokáže faktury v PDF či image formátu přečíst, extrahovat z nich potřebné informace a automaticky je vyplnit do předem definovaných polí. Současně systém provádí kontrolu údajů, například ověřuje, zda je dodavatel uvedený na faktuře registrovaný v informačním systému.

Výhody cloudového řešení:

·         Využití pokročilé AI, která dosahuje vysoké úspěšnosti při zpracování dat i bez speciálního trénování na konkrétní typy faktur.

·         Snadná aktualizace řešení ze strany dodavatele za účelem maximalizace bezpečnosti.

·         Nulové náklady na nákup, škálování a správu infrastruktury související s vlastním řešením.

Pokud systém nezpracuje fakturu zcela automaticky, zobrazí uživateli její náhled a získané informace v přehledném rozhraní, které umožňuje snadnou kontrolu nebo ruční opravu dat.

Měřitelné výsledky a budoucí směřování

Implementace automatizovaného systému přinesla Immocapu výrazné zlepšení efektivity. „Za stejný čas nyní dokážeme zpracovat přibližně trojnásobné množství faktur. Výrazně jsme snížili také chybovost, která při manuálním přepisování zahrnovala zejména překlepy. Zrychlení zpracování nám současně pomohlo zkrátit i celkový čas od přijetí faktury od dodavatele až po její schválení," hodnotí přínosy Rastislav Táborský.

Immocap pokračuje v postupné digitální transformaci, která je pro společnost klíčová. Automatizace zpracování faktur byla důležitým, ale nikoliv jediným krokem v jejich digitální cestě. Díky moderním technologiím a umělé inteligenci se mohou zaměstnanci věnovat strategičtějším úkolům místo rutinního přepisování dat, což přináší firmě konkurenční výhodu a připravuje ji na budoucí růst.