Reálná digitální kancelář roku 2021

Zde jsou tři příklady, jak multifunkční tiskárna může pomoci při skutečné digitální transformaci.

Digitální fax

Fax zůstává stěžejním nástrojem pro mnoho podniků a organizací, zejména v právních, realitních nebo zdravotnických zařízeních. Mnoho firem si neuvědomuje, kolik času nebo peněz utratí za analogové faxové procesy. Nejlepší digitální faxové služby poskytují jednoduchý a bezpečný fax do e-mailu nebo jsou doručeny do zabezpečené tiskové fronty pro ověřený tisk.

Přechod na digitální kancelář přináší v oblasti komunikace digitálním faxem působivé výhody:

• úspora provozních nákladů (současné analogové faxy a linky VoIP již nejsou zapotřebí);
• vysoká dostupnost, spolehlivost a provozuschopnost;
• kompatibilita a bezpečnost (GDPR, HIPAA, sekce 508, Sarbanes Oxley a ISO27001);
• zvýšení efektivity a produktivity díky snadno použitelné technologii;
• snížení počtu servisních požadavků na IT oddělení, které se proto může zabývat jinými projekty.

Automatické skenování

Automatické workflow řešení na bázi skenu nahrazuje časově náročný papírový tisk a předávání dokumentů do digitálních procesů. Uživatelé mohou bezproblémově předávat dokumenty pomocí předdefinovaných pracovních toků, kde jsou již všechna nastavení provedena. Řazení a ukládání skenů přímo do systému usnadňuje vyhledání, sdílení a audit dokumentů. Pokročilejší technologie zahrnují optické rozpoznávání znaků (OCR) a čtečky čárových kódů, které dále posouvají úroveň digitální zkušenosti

Podnik poté profituje z:

• zvýšená efektivita a produktivita;
• dokumenty lze snáze vyhledat pomocí vyhledávání podle klíčových slov a lze je upravovat;
• nižší výskyt lidských chyb a konzistence dokumentů;
• zvýšené zabezpečení, neboť dokumenty jsou doručovány s koncovým zabezpečením na jejich předem definované cíle.

Správa tisku na bázi cloudu

Digitální transformace znamená mimo jiné zefektivnění organizace tak, aby byla agilnější a využila cloud, kdykoli to bude možné. Mnoho firem již používá cloud pro kancelářské systémy, např. Microsoft 365, nebo k hostování kritických procesů. Stejné výhody mohou poskytovat i tiskové systémy. Nedávná analytická zpráva společnosti Quocirca ukázala, že 43 % firem předpokládá, že v budoucnu bude veškerá IT infrastruktura v cloudu.

Tisk prostřednictvím cloudu nahrazuje drahé a komplikované tiskové servery. Podnik již nemusí vynakládat svůj IT rozpočet za správu tiskových serverů a tiskových ovladačů. Tam, kde někteří zaměstnanci pracují z domova a jiní v kanceláři, může cloudový tisk podporovat bezpečný tisk na domácích tiskárnách stejně snadno jako v kanceláři.

Existují technologie zjednodušeného tisku prostřednictvím cloudu a tisku z domova, které pomáhají firmám jakékoliv velikosti. A pro podniky, které potřebují komplexní systémy správy tisku, aby jim pomohly s tiskem založeným na pravidlech, mobilním tiskem a reportováním, je k dispozici nástroj správy tisku v cloudu.

Přechod tiskových služeb nebo správy tisku do cloudu poskytuje tyto výhody:

• snížení objemu hardware pro podporu tiskových služeb;
• snížení zátěže a počtu požadavků na zaměstnance IT;
• snadné nastavení a použití;
• podpora zabezpečeného tisku odkudkoli, například podpora zaměstnanců pracujících jak z domova, tak z kanceláře.

Digitální cesta
S vývojem technologií zvyšujících firemní konkurenceschopnost a agilitu postupuje i digitální transformace. Výše popsané tři prvky přinášejí další úvahy k mapování cesty digitální transformace, která byla často přehlížena.

Autor: James Wieser, Business Development Director ve Y Softu

(Jim je zkušený manažer pro Business Development společnosti Y Soft s odbornými zkušenostmi z práce pro velké společnosti typu OpenText, Xerox a Eastman Kodak. Spravuje také své vlastní podniky a projekty.)