Prohledávání e-mailů je neefektivní

Až dvě třetiny podniků přiznávají, že požadavky zaměstnanců na vyhledávání a obnovu smazaných e-mailů mají negativní vliv na produktivitu práce, protože mnoho z těchto podniků používá k archivaci elektronické pošty jen ty nejzákladnější nástroje.

Nezávislý průzkum zadala společnost GFI Software a byl proveden analytickou společností Opinion Matters mezi klíčovými IT pracovníky SMB organizací ve Velké Británii a ve Spojených státech. Výsledky průzkumu poskytují informace o tom, jak podniky uchovávají a obnovují data uložená v elektronické poště, jaká řešení k tomu využívají, jakou hodnotu pro ně mají e-mailové informace a jak často se musí IT oddělení zabývat požadavky zaměstnanců na obnovu archivovaných e-mailů.

Mezi závěry průzkumu patří tyto:

• 66  procent britských podniků (69 procent v USA) přiznává, že časté požadavky o pomoc při obnově smazaných e-mailů snižují produktivitu práce IT personálu.
• Respondenti průzkumu uvádějí průměrně 16 (UK) resp. 15 (USA) těchto požadavků týdně od uživatelů, kteří potřebují přístup ke starým či archivovaným e-mailům, zatímco 15 procent z nich (26 procent v USA) indikuje více než 18 požadavků za týden.
• 42 procent podniků v UK (45 procent v USA) nevyužívá žádné IT řešení pro správu a automatizaci archivování a obnovy elektronické pošty.
• 22 procent britských respondentů (19 procent amerických) tvrdí, že informace obsažené v e-mailech jsou pro podnik „bezcenné“, zatímco 62 procent (UK) resp. 75 procent z nich oceňuje svá data na nejméně 100 000 liber, resp. 100 000 dolarů.
• 15 procent britských (24 procent u USA) respondentů ví o tom, že nearchivují své e-maily cenově nejefektivnějším způsobem, zatímco 29 procent v UK resp. 25 procent v USA nemají ponětí o tom, zda jejich procesy jsou cenově efektivní.
• Téměř třetina (30 procent) britských a 37 procent amerických SMB firem stále využívá manuální procesy k ukládání elektronické pošty postavené na archivování v PST souborech aplikace Microsoft Outlook na serverech a 26 procent britských a 29 procent amerických podniků je ukládá na klientských stanicích.

„Data uložená v elektronické poště jsou dnes více než jen komunikačním nástrojem – pro většinu organizací představují často jediný konzistentní zdroj obchodních informací,“ řekl Martin Říha, ředitel pro strategii GFI Česká republika a Slovensko. „Průzkum poskytuje shodné závěry, s jakými se setkáváme v České republice a na Slovensku: e-mailové archivy se staly obchodně kritickými strukturovanými databázemi, protože obsahují klíčové znalosti daného podniku, firemní workflow a kontaktní data na zákazníky. Proto je stále prozíravější využívat řešení archivace podnikové elektronické pošty postavené na infrastruktuře oddělené od poštovního serveru.“

Společnost GFI Software ohlásila na konci loňského roku MailInsights, první nástroj svého druhu pro datovou analýzu umožňující SMB firmám maximalizovat výtěžnost informací obsažených v podnikových e-mailech. Tato funkce typu business intelligence v rámci řešení GFI MailArchiver pomáhá SMB společnostem identifikovat klíčová komunikační rizika ve formě nerovnoměrné vytíženosti jednotlivých pracovníků, zákaznických e-mailů doručovaných do neaktivních schránek, úniků citlivých informací a neefektivního využívání prostoru na disku. V konečném důsledku pak umožňuje takovým firmám zvýšit pracovní produktivitu, snížit náklady a zefektivnit obchodní procesy celé organizace.