Na digitalizaci se připravuje pouze třetina evropských firem
Podle studie společnosti IDC zaměřené na práci s dokumenty vytvořené z pobídky společnosti Oki se pouze třetina evropských společností připravuje na aktivnější využití digitálních technologií. Koncept BYOD a vzrůstající využívání mobilních zařízení přitom vyžadují změnu strategie nakládání s dokumenty.
V roce 2013 studie IDC zjistila, že třetina evropských společností umožňovala svým zaměstnancům používat jejich vlastní chytré telefony, notebooky a tablety. V roce 2018 bude podle analytiků IDC v Evropě až 75 % pracovních sil využívat mobilní technologie, které budou vyžadovat možnost rychlého a bezpečného přístupu a zpracování informací, aby mohly udržet a dále zvyšovat svou produktivitu. Chytré multifunkční tiskárny tak budou muset poskytovat možnost digitalizace dokumentů a zároveň chránit citlivá firemní data tím, že umožní bezpečný tisk z mobilních zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony.
Organizace přitom musí mít kontrolu nad tím, jak lidé pracují ze svých vlastních i služebních mobilních zařízení. Musí chránit duševní vlastnictví společnosti a zároveň umožňovat zaměstnancům přístup, aby mohli využívat efektivní pracovní postupy prostřednictvím mobilních tiskových aplikací a bezpečného přístupu k datům.
Zvyšuje se význam digitalizace dokumentů
V současnosti využívá většina společností při svém každodenním fungování i nadále kombinaci papírových a digitálních dokumentů. Třetina podniků se ale v budoucnosti chystá na aktivnější využití digitálních technologií.
Firmy chtějí digitalizovat dokumenty a omezit jejich fyzické skladování v nákladných kancelářských prostorech či mimo pracoviště. V tomto ohledu je jednou z klíčových výhod automatizace firemních procesů schopnost archivovat dokumenty na jednom místě. Pokud mají uživatelé přístup ke skenerům, mohou digitalizovat informace tak, aby v nich bylo možno vyhledávat a skenovat přímo do určeného umístění, čímž eliminují tzv. papírovou stopu a začnou postupně vytvářet stopu digitální.
Podle společnosti IDC mezi klíčové prvky, které chytré multifunkční tiskárny mohou poskytnout firmám s potřebou digitalizace dokumentů, patří schopnost skenovat přímo do e-mailu či do konkrétní složky, která se může nacházet na síti nebo v cloudu, a tam dokumenty dále využívat či archivovat. To splňuje potřeby 66 % evropských společností, které říkají, že jednou z klíčových výhod automatizace firemních procesů je archivace dokumentů na jednom místě.
Nejrůznější formáty dokumentů lze také skenovat do výstupních souborů standardu PDF nebo PDF/A, přičemž standard PDF/A splňuje požadavky pro dlouhodobou digitální archivaci.
Zpráva IDC také uvádí, že v současnosti procesy související s dokumenty každoročně přispívají k významné ztrátě produktivity zaměstnanců.
„Chytré multifunkční tiskárny urazily za velmi krátkou dobu dlouhou cestu. Jde o přímou reakci na tržní poptávku po digitalizaci a plynulém zpracování dokumentů, která ukazuje budoucnost kanceláří s menším množstvím archivů a s rozsáhlejší digitalizací dokumentů,“ řekl Terry Kawashima, ředitel Oki Europe, a doplnil: „Přístup BYOD se změnil z trendu na podnikovou realitu. Chytré multifunkční tiskárny přispívají k racionalizaci a zjednodušení distribuce a správy dokumentů i k podpoře mobility pracovní síly.“
