Malé a střední firmy objevují význam digitalizace dokumentů

„V minulých letech byla digitalizace chápána jako investice do budoucna. Menší společnosti zpochybňovaly její smysl a přímý finanční efekt. Výzkum potvrdil, že tyto premisy již neplatí. Změny v uvažování jsou dány jednodušší dostupností sofistikovaných IT řešení, která umožňují významné časové i finanční úspory,“ řekl Pavel Štěpán, obchodní ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Vzhledem k snižování cen technologií nejsou již pořizovací náklady překážkou. V oblasti řízení dokumentů se díky tomu smazává rozdíl ve fungování velkých nadnárodních společností a malých podniků.“
 
Do výzkumu Konica Minolta se zapojilo 632 společností. Polovinu z nich tvořily firmy, které zaměstnávají 50 a méně zaměstnanců. Právě jejich odpovědi ukázaly na růst poptávky po digitalizačních službách. Zájem o ně projevila nadpoloviční většina. Firmy současně odpověděly, že až dosud převodu dokumentů do digitální podoby nevěnovaly pozornost, protože to považovaly za časově náročnou činnost bez odpovídajícího finančního dopadu. Naopak více než 70 procent z 300 dotázaných podniků s více než sto zaměstnanci již proces digitalizace dokumentů zahájilo anebo úspěšně dokončilo. V případě 50 společností nad pět set zaměstnanců šlo dokonce téměř o 90 procent.

„Obavy zmiňované malými firmami v kontextu digitalizace jsou zbytečné. Dnešní technologie a ovládací systémy se vyznačují maximální jednoduchostí. Dokument je možné do digitální podoby převést zcela automaticky i bez znalosti pojmů, aplikací a postupů. Firmy šetří čas dosud vynakládaný na administrativní činnosti a náklady na pronájem míst pro uskladnění jakýchkoli dokladů,“ vysvětlil Jiří Jelínek, ředitel divize Business Development společnosti Konica Minolta.

Dotázané společnosti ve spojení s digitalizací nejčastěji uváděly, že dokumenty skenují, automaticky rozesílají na příslušná místa, převádějí do editovatelné podoby nebo je ukládají do společných datových center. „Trendem současnosti je rozšiřování funkcionality služeb například pro splnění požadavků daných legislativou. Dobrou ukázkou toho, jak se zvyky mění, je oblast dlouhodobé archivace. Celý proces již dnes umíme nastavit tak, že jediné, co zbývá na uživatele, je vložit dokument a stisknout správné tlačítko,“ doplnil J. Jelínek.