Klíčové parametry efektivní archivace firemní elektronické pošty v roce 2020

20. 1. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: GFI Software)
Společnost GFI Software uvedla, že striktní regulační požadavky a další nárůst elektronické komunikace zvýší v roce 2020 nároky na archivaci firemních e-mailů. Letos by mělo být podle společnosti Statista zasláno a přijato globálně přes 300 miliard e-mailů každý den, z čehož zhruba 130 miliard tvoří obchodní elektronická pošta. Každoročně přibývá firemních e-mailů asi o tři procenta.

V České republice má každá firma povinnost mít plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily díky evropskému nařízení GDPR či vyplývá z lokálních požadavků na uchovávání finančních a účetních dokumentů po dobu až deseti let. Vzhledem k tomu, že uživatelé v řadě zejména SMB firem důležité dokumenty často nechávají pouze ve formě e-mailových příloh, je životně důležité obchodní elektronickou poštu spolehlivě a důvěryhodně archivovat.

Jaké parametry je třeba při výběru řešení zvažovat:

1) Uživatelská přívětivost – Účelem archivačního řešení je spolehlivě uložit e-maily, a rychle je nalézt a zobrazit na PC i mobilních zařízeních bez nutnosti podpory IT oddělení;
2) Propojení s více poštovními servery – nárůst elektronické komunikace znamená, že stále více organizací potřebuje dva a více poštovních serverů a kompatibilitu s více e-mailovými klienty;
3) Off-line přístup na archivační server – V případě výpadku poštovního systému či konektivity by uživatelé měli stále mít přístup k historii svých emailů za účelem zachování obchodní kontinuity;
4) Efektivní celkové náklady – Řešení by mělo zvýšit celkovou efektivitu formou nižších nákladů na ukládací prostor, vyšší produktivity uživatelů a minimalizace rizik vyplývajících ze ztráty důležitých e-mailů;
5) Dodržení regulačních nařízení – S využitím automatizované archivace, kontroly nad uloženými daty, a záznamu logů událostí pro splnění případných auditních požadavků.   

„I průměrná SMB společnost dnes denně generuje desítky až stovky megabytů nových e-mailů, které zaplňují a zpomalují jejich poštovní servery,“ řekl Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej GFI Software v ČR a na Slovensku. „Oddělené archivační řešení typu GFI Archiver zásadně ulehčuje e-mailovému provozu a přitom poskytuje významné výhody vyšší pracovní produktivity a schopnosti dostát stále náročnějším regulačním požadavkům.“

Štítky: 

Podobné články

Objem rozesílaných e-mailů narostl o desítky procent. Co dělat, pokud je musíte posílat také?

26. 3. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Mailkit)
Společnost Mailkit, která stojí za stejnojmenným nástrojem pro marketingovou automatizaci, pozorně sleduje, jaký dopad má aktuální situace týkající se koronavirové nákazy na to, jakým způsobem firmy po celém světě rozesílají e-mailingové kampaně. Co odborníci vysledovali a co vám radí? Čtěte více

GFI Archiver 15.0 přináší nové uživatelské rozhraní a vylepšený mobilní přístup

26. 3. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: GFI Software)
Nejnovější verze řešení pro archivaci e-mailů a souborů GFI Archiver 15.0 obsahuje kompletně přepracované uživatelské prostředí v responzivním webovém standardu HTML5, snazší a efektivnější vyhledávání archivovaných položek v desktopových i mobilních zařízeních nebo vylepšené reportování. Čtěte více

Jaká je budoucnost e-mailů? Ovlivňují ji nové bezpečnostní standardy

14. 1. 2020. (redaktor: Reseller Magazine OnLine, zdroj: DCD Publishing)
Očekává se, že nové protokoly a standardy napomohou tomu, aby prosté otevření e-mailu nebylo tak riskantní operací, jako je tomu dnes. Čtěte více

Firemní bezpečnost nejvíce ohrožuje neopatrné otevírání příloh

13. 2. 2019. (redaktor: František Doupal, zdroj: GFI Software)
Podle aktuálního průzkumu společnosti GFI Software, provedeného mezi jejími českými a slovenskými prodejci, je největším rizikem pro bezpečnost podnikových sítí nezodpovědné chování pracovníků. Podle 87 % respondentů z řad IT administrátorů je na vině především neopatrné otevírání souborů přiložených k elektronické poště. Čtěte více