Klíčové parametry efektivní archivace firemní elektronické pošty v roce 2020

20. 1. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: GFI Software)
Společnost GFI Software uvedla, že striktní regulační požadavky a další nárůst elektronické komunikace zvýší v roce 2020 nároky na archivaci firemních e-mailů. Letos by mělo být podle společnosti Statista zasláno a přijato globálně přes 300 miliard e-mailů každý den, z čehož zhruba 130 miliard tvoří obchodní elektronická pošta. Každoročně přibývá firemních e-mailů asi o tři procenta.

V České republice má každá firma povinnost mít plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily díky evropskému nařízení GDPR či vyplývá z lokálních požadavků na uchovávání finančních a účetních dokumentů po dobu až deseti let. Vzhledem k tomu, že uživatelé v řadě zejména SMB firem důležité dokumenty často nechávají pouze ve formě e-mailových příloh, je životně důležité obchodní elektronickou poštu spolehlivě a důvěryhodně archivovat.

Jaké parametry je třeba při výběru řešení zvažovat:

1) Uživatelská přívětivost – Účelem archivačního řešení je spolehlivě uložit e-maily, a rychle je nalézt a zobrazit na PC i mobilních zařízeních bez nutnosti podpory IT oddělení;
2) Propojení s více poštovními servery – nárůst elektronické komunikace znamená, že stále více organizací potřebuje dva a více poštovních serverů a kompatibilitu s více e-mailovými klienty;
3) Off-line přístup na archivační server – V případě výpadku poštovního systému či konektivity by uživatelé měli stále mít přístup k historii svých emailů za účelem zachování obchodní kontinuity;
4) Efektivní celkové náklady – Řešení by mělo zvýšit celkovou efektivitu formou nižších nákladů na ukládací prostor, vyšší produktivity uživatelů a minimalizace rizik vyplývajících ze ztráty důležitých e-mailů;
5) Dodržení regulačních nařízení – S využitím automatizované archivace, kontroly nad uloženými daty, a záznamu logů událostí pro splnění případných auditních požadavků.   

„I průměrná SMB společnost dnes denně generuje desítky až stovky megabytů nových e-mailů, které zaplňují a zpomalují jejich poštovní servery,“ řekl Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej GFI Software v ČR a na Slovensku. „Oddělené archivační řešení typu GFI Archiver zásadně ulehčuje e-mailovému provozu a přitom poskytuje významné výhody vyšší pracovní produktivity a schopnosti dostát stále náročnějším regulačním požadavkům.“

Podobné články

Na odkaz ve phishingovém mailu kliknou až 4 % uživatelů

1. 7. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: SolarWinds MSP)
Společnost SolarWinds MSP uvedla, že aktuální koronavirová krize naléhavě připomněla potřebu uceleného řešení ochrany firemní elektronické pošty. Podle společnosti dnes 94 % malwaru proniká do podniků prostřednictvím nakažených e-mailů, přičemž až 4 % uživatelů kliknou na odkaz v takovémto e-mailu. Čtěte více

GFI Unlimited uvádí nabídku kompletního zabezpečení práce na dálku pro SMB firmy

1. 6. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: GFI Software)
Dodavatel řešení bezpečnosti v podnikových sítích GFI Software představil nabídku cenově dostupného komplexního řešení IT bezpečnosti a spolupráce pro SMB firmy. Prostřednictvím licenčního modelu GFI Unlimited mohou nyní firmy získat kompletní sadu aplikací za méně než 40 USD na rok a uživatele. Čtěte více

GFI Archiver 15.0 přináší nové uživatelské rozhraní a vylepšený mobilní přístup

26. 3. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: GFI Software)
Nejnovější verze řešení pro archivaci e-mailů a souborů GFI Archiver 15.0 obsahuje kompletně přepracované uživatelské prostředí v responzivním webovém standardu HTML5, snazší a efektivnější vyhledávání archivovaných položek v desktopových i mobilních zařízeních nebo vylepšené reportování. Čtěte více

Objem rozesílaných e-mailů narostl o desítky procent. Co dělat, pokud je musíte posílat také?

26. 3. 2020. (redaktor: František Doupal, zdroj: Mailkit)
Společnost Mailkit, která stojí za stejnojmenným nástrojem pro marketingovou automatizaci, pozorně sleduje, jaký dopad má aktuální situace týkající se koronavirové nákazy na to, jakým způsobem firmy po celém světě rozesílají e-mailingové kampaně. Co odborníci vysledovali a co vám radí? Čtěte více