České firmy objevují potenciál videokonferencí

To potvrzují také zkušenosti společnosti Dimension Data, která se mimo jiné zaměřuje na instalaci videokonferenčních řešení u českých firem. Přibližně polovina jejích zákazníků využívajících videokonference, jejich prostřednictvím komunikuje se svými obchodními partnery. Narůstá také počet menších společností, po kterých využívání této formy komunikace vyžadují jejich velcí odběratelé a obchodní partneři. I proto se společnost Dimension Data rozhodla s podporou společnosti Cisco uspořádat soutěž pro firmy o co nejinovativnější návrh využití videokonferencí. Vítěz pak získá videokonferenční techniku v hodnotě téměř půl milionu korun.

„V poslední době se ve firmách stále více uplatňují dva trendy, které nové technologie podporují. Prvním z nich je mobilita. Lidé chtějí mít možnost využívat jakákoliv zařízení a pracovat odkudkoliv – a nástroje pro spolupráci, které jsou těmto požadavkům otevřené, jim to umožňují. Druhým trendem je mnohem intenzivnější týmová spolupráce, která přináší vyšší efektivitu jak uvnitř firmy, tak v kontaktu mezi obchodními partnery, a právě video je katalyzátorem těchto trendů,“ řekl Jiří Devát, generální ředitel společnosti Cisco ČR.

Potenciál videokonferencí v České republice je značný

V České republice dosud řada firem dostatečně nevyužívá potenciál videokonferencí a dalších nástrojů pro spolupráci. Videokonferenční technologie společnosti Cisco jich implementovalo více než dvě stě. Jako první začaly videokonference využívat větší společnosti, podobně jako jinde ve světě – celosvětově využívá Cisco TelePresence, technologii pro High-Definition videokonference, 85 procent společností ze žebříčku Fortune 100. Přitom existuje obrovský potenciál pro nasazení těchto technologií malými a středně velkými firmami od 10 do 250 zaměstnanců, jakých jsou u nás desítky tisíc.

Podle informací získaných od zákazníků společnosti Dimension Data v České republice využívá 50 procent z nich videokonference pro komunikaci se svými obchodními partnery. Přibližně desetina je pak využívá k řízení interních projektů a jako náhradu osobních schůzek. Trendem, který videokonference umožňují, je posun od dlouhých porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma, což přispívá k vyšší efektivitě práce. Stále častěji také firmy využívají video dostupné z různých zařízení. Videokonference tak již nejsou doménou zasedacích místností, ale díky možnosti připojení ke schůzce z mobilních zařízení, stolních videotelefonů či softwarových klientů se videokonference stávají masovou záležitostí a jsou k dispozici většině zaměstnanců.

V současnosti také postupně dochází k prolomení bariéry, která bránila využívat videokonference menším firmám. Tým, který sídlil v jedné kanceláři, je pro vzájemnou komunikaci téměř nepotřeboval. Dnes, kdy již řada větších firem nějaké videokonferenční řešení využívá, požaduje po svých dodavatelích, kteří jsou často právě z řad menších firem, také takový způsob spolupráce a komunikace. To představuje možnost pro menší firmy jak se nyní odlišit od konkurence. Brzy ale bude i pro ně nutností videokonference využívat.

„Stejně tak to bylo v minulosti s přechodem z faxu na emailovou komunikaci nebo z pevných telefonů na mobilní. Nejdříve šlo o výhodu a poté o nutnost. Jen s tím rozdílem, že každá další změna je rychlejší než ta předchozí. Proto, kdo dnes zaspí, tak možná už příští rok může pocítit své zaváhání,“ komentoval současné trendy Zbyszek Lugsch, Sales & Solution Director společnosti Dimension Data Czech Republic.

České firmy mohou díky soutěži získat videokonferenční řešení v ceně téměř půl milionu korun

Pro podporu širšího využívání videokonferencí v ČR připravila společnost Dimension Data spolu se společností Cisco soutěž pro firmy, ve které mohu získat telekonferenční technologii a posunout své fungování o stupeň výš. Stačí, aby připravily co nejinovativnější a nejoriginálnější koncept toho, jak a pro co by využily videokonferenční technologie. Za nejlepší návrh jsou připraveny ceny v hodnotě téměř půl milionu korun. Vítězná společnost získá dva videokonferenční sety Cisco TelePresence C20 a ten, kdo vítězný koncept za společnost připravil a přihlásil, vyhraje iPad2. Pro zúčastněné firmy bude přínosem i to, že si uvědomí, jak by jim nový způsob spolupráce mohl pomoci pozitivně ovlivnit jejich vývoj. Proto i pro společnosti, které nezvítězí, je již samotná účast výhrou. Podrobnosti o soutěži jsou uvedeny na adrese www.videostart.cz.

Studie Cisco: přínosy videokonferencí a hlavní překážky jejich uplatnění

Společnost Ipsos Mori vypracovala pro Cisco studii věnující se překážkám a přínosům ve využívání videokonferencí. V rámci této studie odpovědělo 77 procent dotázaných, že mezi největší přínosy videokonferencí patří redukce počtu služebních cest a 76 procent respondentů uvedlo, že zlepšují komunikaci na velké vzdálenosti. Pro 69 procent účastníků průzkumu je také jedním z jejich největší benefitů úspora peněz. Přibližně dvě třetiny v průzkumu uvedly přínosy jako minimalizace nedorozumění při komunikaci nebo zlepšení spolupráce. Spolu se snížením počtu služebních cest jde ruku v ruce také úspora času. Častí uživatelé konferencí v průzkumu uvedli, že jim ušetří až sedm hodin týdně, což je v podstatě jeden pracovní den.

Studie také ukázala, že je významný rozdíl ve vnímání videokonferencí mezi jejich uživateli a neuživateli. Lidé ve společnostech, kde se videokonference nevyužívají, mají vůči nim často předsudky, které pak představují překážku jejich přijetí. K těmto barierám patří například to, že nemají dostatek informací o jejich přínosech (29 procent), mylně se domnívají, že zavedení videokonferencí přinese firmě vysoké náklady (33 procent) a 35 procent dotázaných si myslí, že překážkou je nedostatek zkušeností s těmito technologiemi. Někteří (23 procent) se také obávají, že videokonference nejsou kompatibilní napříč dodavateli.

Studie byla provedena u více než 6 000 zaměstnanců ve dvanácti zemích (USA, Austrálie, Čína, Rusko, Velká Británie, Francie, Německo, Španělsko, Holandsko, Norsko, Švédsko a Dánsko).

Finanční přínosy videokonferencí

„Firmy mají příležitost dosáhnout úspor v řádu statisíců až milionů korun ročně. Malé a střední podniky jsou velmi pružné ve změnách vnitřních procesů a stylu práce a dokáží tak rychle využít přínosů videokonferencí – ať jde o prohloubení týmové spolupráce, časové úspory nebo snížení nákladů na časté služební cesty,“ řekl Jiří Devát.

Typickým příkladem může být společnost, jejíchž deset zaměstnanců pravidelně jezdí dvakrát týdně po trase Praha-Brno-Praha. Ve většině případů lze nahradit tuto cestu využitím videokonference. Pokud budeme brát v úvahu náklady firmy na jeden kilometr služební cesty, které činí 5 Kč, a celkově ujetou vzdálenost, která by v tomto případě činila 32 000 km, tak měsíčně lze jen tímto způsobem ušetřit 160 000 Kč. Pokud by v tomto modelovém případě implementovala firma řešení v hodnotě milion Kč, tak by jeho návratnost činila jen přibližně půl roku.

V závislosti na typu a velikosti firmy, jejím způsobu fungování a implementovaném řešení se mohou roční úspory plynoucí z využívání videokonferencí pohybovat v řádech stovek tisíc až milionů korun. Návratnost takového řešení se typicky pohybuje mezi šesti měsíci a jedním rokem.

Novinky pro týmovou spolupráci

Videokonferenční řešení ve firmách vhodně doplňují i další nástroje pro týmovou spolupráci. Společnost Cisco představila několik svých inovovaných produktů v této oblasti, jako jsou Cisco Quad (firemní platforma pro spolupráci na bázi sociální sítě), Cisco Jabber (komunikační klient pro smartphony, tablety i počítače) nebo velice oblíbený Cisco WebEx (webová aplikace pro online konference a vzdálenou spolupráci).

V oblasti videokonferenčních technologií Cisco TelePresence, které v současnosti slaví pět let od uvedení na trh, je pak posledním přírůstkem do portfolia Cisco TelePresence MX 300 – multifunkční videokonferenční jednotka vhodná k umístění do kanceláří či zasedacích místností. Díky ní mohou být videokonference opět blíž všem zaměstnancům ve všech firmách.