AI v recruitmentu a adaptaci zaměstnanců: Máte už svého HR bota?

Jsme uprostřed nové průmyslové revoluce, která stále výrazněji mění svět práce – a personalistika rozhodně není výjimkou. Jak tedy využít možnosti AI co nejlépe?

Technologie umožňují trávit víc času s lidmi

Praxe ukazuje, že digitalizace a automatizace přinášejí konkrétní výhody především při rutinních úkolech administrativní povahy. V běžné HR agendě jde například o rozesílání pozvánek na pohovory či seznamu dokumentů potřebných k nástupu nebo sdílení poznámek z pohovorů napříč týmem. AI nadto dokáže pomoci se sofistikovanějšími úkoly - pomáhá personalistům s vytvářením inzerátů, selekcí kandidátů i s detailním plánováním adaptačních procesů.

Obava, že technologie nahradí práci personalistů, je lichá. Právě naopak: technologie umožní personalistům nechat administrativu a rutinní činnosti běžet automatizovaně a uvolní jim ruce pro důležitější a kreativnější činnosti – tedy pro autentický kontakt s lidmi. Automatizace navíc nemusí znamenat odosobnění procesu. Naopak, moderní technologie umožňují personalizaci ve velkém měřítku. Například AI v onboardingové aplikaci dokáže automaticky sestavit adaptační plán pro každého nováčka zvlášť – bere v potaz jeho pracovní roli, zařazení do struktury firmy, lokalitu, a dokonce zohledňuje firemní tone of voice, takže výsledný plán působí přirozeně a osobně.

Jak používat moderní technologie bez vysokých nákladů?

AI nástroje dnes nejsou výsadou jen velkých korporací s rozsáhlými IT týmy a rozpočty. Naopak – staly se dostupnou technologií, kterou si může dovolit prakticky každý. Stačí pár stovek korun měsíčně, tedy méně, než kolik stojí jedna hodina práce personalisty.

Jakmile se s AI personalisté seznámí a naučí se ji využívat na základní úrovni, otevírá se jim cesta k dalšímu kroku – k vytváření specializovaných asistentů, kteří zvládnou konkrétní HR úkoly efektivněji a s větší kontrolou nad procesem. Navíc se využití špičkové technologie otevírá i lidem, kteří jsou technicky méně zdatní nebo pro ně představuje mentální bariéru.

Ačkoli může být lákavé investovat do drahých komplexních nástrojů, právě vlastní na míru přizpůsobený AI bot umožňuje efektivní kontrolu nad procesy, flexibilní přizpůsobení potřebám firmy a průběžné učení se. V následující části textu představíme dva konkrétní příklady z praxe, které ilustrují přínosy tohoto řešení.

Příklad první: Adaptační plán (ChatGPT)

Jedním z častých problémů, se kterým se ve firmách setkáváme, je rozptýlení informací potřebných pro nováčky v různých zdrojích – od e-mailů a excelových tabulek až po interní portály. Překlopit tyto informace na jedno místo je větší projekt, který vyžaduje čas a kapacitu HR týmu. A tuto kapacitu HR týmy většinou nemají, protože jsou zavaleny běžnou agendou.

Vytvořili jsme customGPT, tedy AI asistenta navrženého tak, aby vytvářel srozumitelný a firemní kultuře odpovídající preboardingový či onboardingový obsah. Bot přebírá firemní tone of voice a formátování specifické pro námi používanou onboardingovou aplikaci, což umožňuje snadné kopírování přímo do systému. Zároveň zohledňuje legislativní specifika, která jsou součástí jeho znalostní báze. Proces vytváření obsahu zahrnuje postupnou interakci s uživatelem (HR administrátorem) – od volby typu obsahu přes určení jazyka, zadání firemní URL pro načerpání specifických informací až po zadání úkolů pro interní týmy. Výsledkem je strukturovaný a individualizovaný adaptační plán, který odpovídá potřebám jak nováčků, tak podpůrných oddělení.

Příklad druhý: Tvorba inzerátů (ChatGPT)

Tvorba kvalitních pracovních inzerátů dokáže být dalším úskalím náborového procesu. Klíčem je vytvořit text, který nepůsobí genericky, ale zároveň odpovídá firemnímu tónu komunikace, vystihuje specifika pozice a zaujme správnou cílovou skupinu. V praxi se často opakuje scénář: Náboráři recyklují staré inzeráty nebo bojují s formulacemi, které buď příliš zobecňují, nebo naopak působí příliš interně.

Vyzkoušeli jsme využití GPT asistenta, který pomáhá týmu recruiterů s přípravou inzerátů – od prvotního zadání až po finální text. Stačí zadat základní parametry, jako jsou název pozice, lokalita a požadované dovednosti, a asistent vygeneruje návrh inzerátu přizpůsobený konkrétní roli, firemní kultuře i formátu pracovního portálu.

Asistenta je možné dále „vychovat“ – například nahráním několika našich standardních inzerátů z různých oddělení. Díky tomu dokáže lépe pochopit naše zadání, pracovat s tone of voice firmy a zohlednit specifika různých týmů. Rozpozná rozdíl mezi inzerátem na pozici skladníka a Java programátora, a recruiter tak nemusí složitě přemýšlet nad vhodným stylem komunikace pro různé cílové skupiny.

Při tvorbě nového inzerátu tak recruiterovi stačí několik stručných poznámek od hiring manažera, pomoc vytrénovaného AI asistenta – a hodiny práce jsou ušetřeny.

Největší přínos vidíme ve zrychlení celého procesu – místo zdlouhavého ladění každé věty dostane HR tým během pár minut text, který stačí jen jemně upravit. Výsledkem je konzistentní a atraktivní inzerce, která šetří čas a zvyšuje pravděpodobnost, že osloví ty správné kandidáty. Současně výrazně šetří lidské zdroje a doplňuje kompetence jednotlivých členů týmu jako je copywriting nebo jazykové korekce. Kvalitní pracovní inzerát už tak zvládne vytvořit samostatně každý.

Začněte jednoduše a učte se za pochodu

Uvedené příklady ukazují, že využití AI nemusí být komplikované ani drahé, aby přineslo výrazný efekt. Praktické use casy jako tvorba onboardingových plánů nebo psaní pracovních inzerátů pomáhají nejen šetřit čas, ale také podporují další adopci technologií. Kolegové, kteří vidí okamžité přínosy pro každodenní práci, jsou ochotnější učit se nové věci a sdílet zkušenosti navzájem.

Je však důležité si uvědomit, že práce s umělou inteligencí je vždy iterativní proces. Výsledky z první verze AI nástroje jsou skvělým startem, ale málokdy finálním výstupem. Je potřeba průběžně testovat, vyhodnocovat a následně ladit instrukce, stejně jako doplňovat znalostní bázi o kontextové informace.

Výhodou customGPT asistentů je jejich nízká bariéra vstupu – tato technologie je přístupná i začátečníkům bez hlubších technických znalostí. Díky tomu má potenciál minimalizovat rutinní úkoly a dát personalistům prostor věnovat se tomu práci s vyšší přidanou hodnotou.

Máte už svého HR bota, nebo ještě váháte? Možná právě teď nastal ideální čas to zkusit.

Autoři: Viktor Kulhavý a Marcela Borkovcová ze společnosti Y Soft