Elektronické dokumenty na konferenci
Vedle našich i zahraničních expertů se konference zúčastnili i členové vlády a ministerstev. Ochrana dat a duševního vlastnictví je jednou ze základních úloh komerčních subjektů i organizací státní správy a samosprávy. Narůstající počet elektronických dokumentů v organizacích je důsledkem i efektem využívání nových technologiích i zavádění eGovernmentu v ČR.
V případě nedostatečné a nekoncepční péče o elektronické dokumenty však hrozí nejen jejich postupná degradace, ale časem i definitivní zničení a ztráta. Přitom již dnes existuje řada nástrojů (dlouhodobá důvěryhodná úložiště) na spolehlivé a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů.
Je nezbytné zajistit, aby uložené elektronické dokumenty byly přístupné a použitelné po celou dobu, kdy budou potřebné. Právě pro tyto účely je nutné stanovit pravidla a to např. s využitím mezinárodně platných metodik či norem.
Zdeněk Zajíček, náměstek ministra financí, ujistil na konferenci přítomné posluchače, že vyřešit problém dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů je jednou z jeho priorit.
Čeští odborníci se shodli, že díky Informačnímu systému datových schránek je nyní v ČR k dispozici „důvěryhodný a bezpečný komunikační prostor“ pro předávání elektronických dokumentů. V provozu jsou základní registry; nová úprava spisové služby a elektronického podpisu i pokrok v elektronizaci veřejných zakázek, to jsou nejen pro veřejnou správu poměrně zásadní změny, na které jsme více či méně připraveni. Co stále ještě není dořešeno, je kompletní „životní cyklus“ elektronických dokumentů, který by zajistil a zaručil důvěryhodnost jejich používání.
Při této příležitosti jsme položili Janu Heislerovi, členovi CNZ, několik otázek:
Mohou digitalizaci nějak uchopit prodejci IT techniky?
Ano, digitalizace i ukládání elektronických dokumentů je zajímavá příležitost jak pro oblast inovací a hledání nových technologií tak i pro prodejce vzhledem k rostoucímu objemu uchovávaných elektronických (digitálních i digitalizovaných) dokumentů.
Kde se tedy nachází jejich příležitost?
Je třeba zákazníkům pomoci zvládnout rostoucí objem elektronických dokumentů. Nabízet kvalitní komplexní řešení včetně konzultací, strategických dokumentů i školení. Samotná dodávka HW či SW problém neřeší.
Co na to jít třeba formou osvěty – tedy jak by to mohli vysvětlovat svým zákazníkům?
V první řadě je třeba vzdělávat prodejce a jejich pracovníky. Nemnoho z nich umí zareagovat vhodným způsobem na poptávku garantovaně a bezpečně uložit elektronické dokumenty na 50 let. Vzhledem k tomu, že nikdo z nás neví jaký HW a SW bude k dispozici za 20 či 30 let, je třeba sledovat trendy, hledat nová řešení a „odborně růst“ spolu se svými zákazníky.
