Nové řešení pro správu dokumentů

27. 5. 2009. (redaktor: Milan Loucký, zdroj: )
Firma J.K.R. uvádí ERP systém BYZNYS DMS, který zefektivňuje práci práci s dokumenty v organizaci a přibližuje ji směrem k bezpapírové kanceláři.

Společnost J.K.R., přední český dodavatel podnikových informačních systémů pro střední a větší organizace, rozšířila ve spolupráci s partnerskými firmami Gosvo a Amcobex své ERP třídy BYZNYS o nové řešení BYZNYS DMS. Jedná se o systém pro elektronické zpracování dokumentů a jejich provázání s obchodními procesy.

Řešení BYZNYS DMS (Document Management System) je plně integrované do ERP třídy BYZNYS a umožňuje okamžitý přístup k relevantním dokumentům bez ohledu na jejich fyzické umístění. S pomocí BYZNYS DMS je možné aktuální dokumenty nejen rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesně vymezeným přístupovým právům jednotlivých uživatelů.
Přijaté dokumenty jako například objednávky, smlouvy či faktury jsou nejdříve skenovány a následně elektronicky archivovány v Centru sdílení dokumentů. Poté jsou v elektronické podobě připojeny k odpovídajícím záznamům v BYZNYSu, a to včetně nastavení přístupových práv. Díky tomu mohou oprávnění uživatelé všechny dokumenty snadno prohlížet a dále s nimi pracovat bez ohledu na to, zda jsou v sídle firmy, na pobočce či vzdáleně připojeni. Papírový originál lze v případě potřeby dohledat v archivu podle čárového kódu, kterým je dokument při skenování automaticky opatřen. Při skenování jsou dokumenty připraveny i pro fulltextové vyhledávání, což je v porovnání s prohledáváním papírového archivu velký krok kupředu.

To může potvrdit i jeden z prvních uživatelů řešení BYZNYS DMS, společnost Signum zabývající se žárovým a odstředivým zinkováním. „Modul pro skenování dokumentů a jejich automatické zařazování do evidence přijaté korespondence pomáhá při distribuci a schvalování dokumentů v rámci rozsáhlého areálu společnosti Signum, a to včetně vzdálených poboček. V každém okamžiku je zřejmé, u koho dokument čeká na schválení, a kým už schválen byl. Tato evidence je pak klíčová především u přijatých faktur,“ vysvětluje Alexandr Gonyšev, obchodní ředitel společnosti Gosvo, která řešení implementovala a podílela se i na jeho vývoji.

Elektronické zpracování také zamezuje fyzickému poškození dokumentu, protože fyzicky doručené dokumenty jsou po doručení předány rovnou ekonomickému oddělení k archivaci, a tím se výrazně snižuje riziko jejich zničení při oběhu po firmě. Po jednotlivých kontrolních bodech už faktura obíhá pouze v elektronické podobě.

Na vývoji řešení se rovněž podílela společnost Amcobex Information Technologies, která se postarala především o hardwarovou podporu modulu BYZNYS DMS.