Multifunkce jako desetibojař – jak ale získat ještě víc?
Ale i multifunkci je možné vylepšit. Stačí využít softwarové řešení pro správu a kontrolu tiskových zařízení, které nabídne další časové i finanční úspory. Pod názvem uniFLOW ho k multifunkcím nabízí společnost Canon.
„Díky našim klientům víme, že každý podnik řeší v oblasti tisku specifické problémy, které souvisejí s jejím podnikáním. Řešení uniFLOW je natolik pružné a přitom komplexní, že se vyrovná s nejrůznějšími požadavky v libovolném oboru. Navíc nabízí přehledné webové rozhraní a lze jej snadno integrovat se stávajícími podnikovými systémy,“ řekl Roman Dvořák ze společnosti Canon CZ.
Pro kohokoli
Zásadní je, že systém je vysoce modulární i konfigurovatelný. Lze jej přizpůsobit specifickým potřebám různých organizací: velkým korporacím, malým kancelářím, vzdělávacím institucím, místním úřadům, ale i kopírovacím a sdíleným tiskovým centrům. Potíž nenastane ani v počtu používaných zařízení. Od zákazníka s jedním strojem až po velké korporace se stovkami strojů. Řešení uniFLOW můžeme škálovat postupně ve verzích pro 10, 50, 150, 500 či neomezený počet uživatelů. Jeho webová architektura umožňuje používat software odkudkoliv, zatímco všechna data jsou uložena na serveru v centrální databázi či v cloudu. Dokáže přitom sledovat místní tiskárny, síťové laserové tiskárny, velkoformátové tiskárny i multifunkční zařízení různých značek.
Tisk pod dohledem
Veškerý tisk a kopírování lze společně s přidruženými náklady díky uniFLOW snadno sledovat a zjištěné údaje vyhodnocovat nebo archivovat. Zabudovaný systém automatické tvorby statistik dovoluje správci nebo finančnímu oddělení sledovat a řídit náklady spojené s jednotlivými tiskárnami a uživateli. „Sledování nákladů je pouze jedním z finančních aspektů systému uniFLOW. Úspor lze dosáhnout i přednastaveným směrováním úloh na levnější tiskárnu nebo odstraňováním zabezpečených úloh, které nebyly vyzvednuty. Systém uniFLOW umí vypočítat i potenciální úspory, díky kterým finanční oddělení jednoduše zjistí, kolik peněz je možné ušetřit lepším nastavením tiskového prostředí,“ uvedl Roman Dvořák. Užitečná je i možnost měnit nastavení provedení úloh podle vlastních pravidel. Lze nastavit, aby se e-maily vždy tiskly černobíle a velké dokumenty pro změnu oboustranně. Úspory můžeme dosáhnout i díky zvýšené efektivitě práce zaměstnanců, jimž uniFLOW umožňuje skenovat dokumenty přímo do jejich e-mailových účtů, síťových složek a systémů pro správu dokumentů ve formě vysoce komprimovaných obrazových souborů. Odpadá tak časově náročné „ruční“ hledání, překopírování a odesílání digitalizovaných dokumentů.
Značný důraz spočívá i na zajištění bezpečnostních standardů při tisku dokumentů. Důvěrné dokumenty je možné centrálně zadržet na tiskovém serveru a uvolnit je pouze oprávněnému uživateli, který se na multifunkčním zařízení identifikuje. Uživatelé tak mohou využít libovolné zařízení v libovolné lokaci s vědomím, že jejich úlohy budou bezpečně vytištěny. Uživatelům lze rovněž podle jejich rolí přidělit různá práva pro použití různých funkcí zařízení. Někteří uživatelé mohou například kopírovat jen černobíle, zatímco jiným je umožněno kopírovat barevně. Pro maximální zabezpečení lze obrazový záznam každé kopie, tisku, faxu nebo skenování provedeného na zařízení Canon uložit a prozkoumat podle nastavených klíčových slov.
uniFLOW v cloudu
Zejména menší a středně velké firmy ocení možnost využít uniFLOW v cloudu bez specializovaného serveru. Hlavní výhodou je možnost nasadit systém bez velkých investic do serverů a SW licencí. Zároveň jsou minimalizovány požadavky na správu systému, díky kterým můžeme eliminovat náklady na interní nebo externí administrátory systému.
Samozřejmostí je možnost využití chytrých telefonů a tabletů v systému a dostupnost funkcí, které zajišťují dozor nad náklady spojenými s tiskem a kopírováním, dále pak bezpečný tisk včetně funkce „follow-me“ pro dokumenty, která vytiskne úlohu na kterékoliv dostupné tiskárně, či flexibilní autentifikace prostřednictvím karty nebo PIN kódu.
Důležitá je také bezpečnost tiskových dat, neboť tiskové úlohy uživatelů se nikdy systémem neodesílají mimo společnost, ale zůstávají v rámci interní sítě zákazníka, na rozdíl od podobných produktů, které jsou v současné době k dispozici na trhu.
